Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

Что входит в закрывающие документы для бухгалтерии – в 2019 году

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

В бухгалтерии при совершении сделок важны не только первичные документы (т.е. чеки, квитанции и т.д.), но и вторичные – закрывающие документы. Они имеют не меньшее значение, чем договор сделки, и их правильное оформление поможет избежать проблем при различных проверках.

В таких бумагах обычно пишется то, что была совершена та или иная денежная операция между двумя сторонами, все условия были соблюдены и каждую из сторон все устраивает. Именно эти документы являются подтверждением честной сделки.

Только после того, как их закрыли, сделка считается юридически оконченной — все было оформлено и зафиксировано по правилам. Составление таких документов – проблема каждого бухгалтера.

Когда нужно составлять

Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.

При совершении продажи акты и накладные составляются гораздо раньше, чем товар попадет в руки покупателю, т.к. в это время уже требуется их заверение. Это правило относится абсолютно ко всем документам, которые можно назвать первичными.

Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.

Уничтожение производит специально созданная для этого комиссия. Все закрывающие документы, касающиеся пенсионного фонда должны храниться на протяжении 75 лет.

Разделение документов происходит по их общему назначению:

БухгалтерскиеВсе документы, касающиеся учета финансов в компании, произведенных денежных операций (расчеты, счета и т.д.).
ОправдательныеТе документы, которые смогут подтвердить то, что сделка была совершена, все оформлено по правилам (накладные, письменные требования и т.д.).
Организационные или распорядительныеК ним относят бумаги, которые регулируют денежные отношения внутри компании, к таким относят: платежные поручения, приказы о повышении заработной платы и т.д.

Помимо этого, есть еще несколько критериев по которым можно разделить документы:

По объемуЭто либо первичные, либо сводные. Под сводными имеется в виду перечень первичных документов.
По количеству операцийЗдесь тоже просто, либо это разовые, либо накопительные.
Место примененияМежду фирмой или между участниками какой-либо сделки. К внутренним относят акты, накладные или авансы, а к внешним – счета, договоры.
Методы оформленияРаспространенные формы или специально оформленные под какой-то случай бланки.

В закрывающие документы для бухгалтерии входит:

  • Договоры.
  • Счета.
  • Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
  • Платежные поручения.
  • Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
  • Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы. 
  • Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки). Скачать бланк авансового отчета
  • Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
  • Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле. Скачать бланк ТТН
  • Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т13 и Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т12
  • Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости-  сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
  • Счет-фактура.

Счет фактура

Документ, который имеет строгую форму и в который является основанием для вычета или возмещения за его стоимость налога (например, на перевозку). По сути – это частный случай накладной, т.е. дополнительный документ. Пользуются им только те, кто участвуют в общей системе налогообложения и платят НДС.

Скачать бланк счета-фактуры

Частные организации, имеющие вид ИП, УСН или ЕНВД, не обязаны предоставлять этот документ. Однако для этого есть частные случаи, о которых уведомит налоговая служба.

Как и со всеми подобными бумагами, счет-фактура должна иметь два экземпляра. Один должен находиться у продавца, а другой он обязан передать покупателю.

Передается не позднее 5 суток с отгрузки товара. При проверке налоговой этот документ является очень важным, поэтому его наличие обязательно в первую очередь.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12)

Выдается получателю в качестве доказательства совершения работы или отгрузки товара. Тоже имеет два экземпляра. Оба содержаться у продавца до тех пор, пока не произойдет отгрузка и прием товара у покупателя. Обычно используется между юридическими, а не физическими лицами.

Скачать бланк товарной накладной формы ТОРГ-12

Как таковой формы для заполнения данными товарная накладная не имеет, но так сложилось, что очень часто используют форму N ТОРГ-12.

Она удобная, понятная и в ней нет ненужных и бесполезных данных, которые не нужны покупателю. Однако не запрещает лицам использовать свою форму, главное — чтобы она соответствовала основным требованиям (о них далее).

Платежные документы

Чеки – используются, если товар был оплачен за наличные средства. Поручения – имеют ту же функцию, что и чеки, но в случае, если товар был оплачен через безналичный расчет. Помимо этого, платежное поручение доказывает, что был совершен перевод от одного лица другому по реквизитам, которые в нем указаны.

Есть так называемый бланк строгой отчетности. Его функция – при оказании услуг физическим лицам, он может заменить кассовый чек, однако это работает до 1 июля 2019 года, а для сотрудников общепита и до 1 июля 2019 года (заменяет чек при покупке еды в общепите).

Кассовый чек должен печататься с помощью кассовой техники. Если таковая отсутствует (но есть устройство, которое может печатать), то в некоторых случаях для предпринимателей, работающих с ЕНВД или на основе патента, есть отсрочка.

Скачать бланк платежного поручения

Товарный чек до 1 июля 2019 года равносилен кассовому для розничной торговли и для общепита до 1 июля 2019 года.

Выбор тех или иных платежных документов зависит от рода деятельности и системы налогов. Форма своя, но должна иметь обязательные реквизиты. Бланк строгой отчетности печатается в типографии, печатать на обычном принтере запрещено.

Согласно правилам налоговой организации, счета — не обязательный документ. Однако в случае нестыковок счета будут являться прямым доказательством того, что то или иное условие было выполнено.

Помимо этой функции счета несут практическую пользу, так как в них отражается список и количество товаров, их стоимость и реквизиты для перевода денежных средств. Если в счете подробно прописаны все условия, он может заменить договор.

Договоры

Процедура составления происходит при заключении сделки. В них входят все условия, по которым она может считаться совершенной: цены, время и т.д.

  • суть договора – итог проведенной сделки;
  • сумма и время расчета: сколько денег, когда оплата;
  • права и обязанности каждой стороны;
  • условия заключении и расторжения договора.

Каждый из двух экземпляров содержится у обеих сторон. Вопреки общему мнению, почти во многих случаях не требуется оформлять договор в письменном виде, так как для многих сделок он не нужен.

Однако это не означает, что наложен запрет на письменный договор. Многие до сих пор считают такую бумагу гарантом качественного совершения сделки.

Реквизиты

Не существует общих форм для всех частных организаций. У ИП или ООО реквизиты о выполненных работах отличаются друг от друга. Однако формируются эти формы на основе имеющихся правил, выполнение которых – обязательно.

Делается накладная всегда в двух экземплярах. Передается одной стороне другой, которая составляет накладную.

К ним относятся:

  • название и нумерация бумаг;
  • полная дата составления;
  • полное название организации исполнителя и заказчика;
  • описание того, что за операция была совершена, итог и детали;
  • количество и общие единицы измерения;
  • подписи агентов, представленных обеими сторонами, полное наименование должностей и их инициалы.

Если бумаги отсутствуют

Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.

Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.

В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.

Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.

Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его увольнение. Однако организация также должна заплатить штраф.

Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.

Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.

Примеры и образцы

Примером накладной может послужить:

НАКЛАДНАЯ № 898 от « 01 » мая 2019 г.

Отправитель: ООО «Роза».

Получатель: ООО «Лилия».

Основание для отпуска товара: договор № 97 от « 7 » апреля 2019 г.

Доверенность № 40 от «4» марта 2019 г. через менеджера по снабжению И. И. Иванова.

№ п/пНаименованиеЕд. изм.Кол-воЦена, руб. коп .Сумма, руб. коп.
12Цветы розашт.5300,001500,00
ИТОГО1500,00

Всего отпущено одно наименование

На сумму: полторы тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____(подпись)_________ П.П. Петров

Товар получил ______(подпись)__________

С.С. Сергеев

Пример акта выполненных работ:

Акт № 33 от « 01 » декабря 2017 г. приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Роза» в лице директора А. А. Алексеева с одной стороны и Заказчик ООО «Лилия» в лице менеджера по снабжению И. И. Иванова с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

№ п/пНаименованиеЕд. изм.Кол-воЦена, руб. коп.Сумма, руб. коп.
44Роза Кенийскаяшт.120300,0036000,00
ИТОГО36000,00

Всего на сумму: тридцать шесть тысяч рублей 00 копеек.

Исполнитель:

Директор ООО «Роза»_______________________ А.А. Алексеев

Заказчик:

Менеджер по снабжению ООО «Лилия»______________________ И.И. Иванов

Пример накладной №2:

Накладная № 14 от «17» марта 2002 года.

Отправитель: ООО «БухгалтКонсалт».

Получатель: ООО «ОмегаАльфа».

Основание для отпуска товара: договор № 13 от «9» марта 2002 года.

Договоренность № 51 от «22» октября 2001 года через менеджера по снабжению И. Е. Иванова.

Далее следует стоимость и количество продукции, желательно в таблице (номер, наименование, единица измерения, количество, цена, конечная сумма).

Отпущено всего одно наименование.

На сумму: десять тысяч рублей 00 копеек.

Отгрузил товар директор: ____________ Д. И. Нестеров.

Получил товар: _________ М. Н. Хлестаков.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://jurjur24.ru/chto-vhodit-v-zakryvajushhie-dokumenty-dlja-buhgalterii/

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

Статья «Как обманывают в договорах»

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
  • Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности.

Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате. У клиента остаётся платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.

При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.

Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для предпринимателей на ЕНВД и патенте действует отсрочка, и они пока могут работать без кассы. Подробнее читайте в статье «Как использовать кассовую технику».

Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса.

Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Бланк строгой отчётности выдают те, кто оказывает услуги физическим лицам. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Бланки нужно печатать в типографии или через специальный сервис. Просто распечатать их дома на принтере не получится. Подробнее о БСО читайте в статье.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Статья актуальна на 11.03.2019

Организации и предприниматели на спецрежимах (УСН, ЕНВД и т д.) в общем случае не платят НДС и счета-фактуры не выставляют. Об этом прямо сказано в Налоговом кодексе. Но контрагенты часто просят спецрежимников выставить счёт-фактуру — по незнанию или из-за своих бизнес-процессов. И предприниматель становится перед выбором: выставить счёт-фактуру или упустить ценного клиента.

Помните: счёт-фактура с НДС влечёт обязанность заплатить указанный налог и сдать декларацию по НДС.

Счёт-фактуру нужно выставить в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения оплаты. Составьте его в двух экземплярах, подпишите и передайте один экземпляр контрагенту.

Иногда заказчик просит выставить счёт-фактуру без НДС потому, что в его бухгалтерии такой порядок: на каждую покупку — счёт-фактура. В этом случае счёт-фактуру оформить можно, риска не будет. Несмотря на освобождение от НДС есть случаи, когда спецрежимник должен выставлять счета-фактуры.

Вы обязаны выставлять счёт-фактуру с НДС только в случаях:

  • являетесь налоговым агентом по НДС;
  • работаете по договору как агент от своего имени: приобретаете товары или услуги с НДС для клиента на ОСНО или продаёте товары или услуги другой компании, которая работает с НДС;
  • участвуете в договоре простого товарищества, доверительного управления имуществом или в концессионном соглашении.

Есть ещё один случай, когда нужно заплатить НДС — при импорте товара из-за границы, но тогда налог является таможенным платежом.

В остальных случаях выставление счёта-фактуры — ваше добровольное дело. Обратите внимание: при выставлении счёта-фактуры у вас появляется обязанность заплатить НДС в налоговую и сдать отчёт по НДС. В доходах УСН учитывается сумма оплаты от клиента без учёта НДС.

Как выставить счёт-фактуру?

Счёт-фактура серьёзный документ, который полностью регламентируется законами. Он выставляется по специальной форме в соответствии с правилами. Чтобы не разбираться в законах и сложных терминологиях, счёт-фактуру можно выставить через Эльбу:

Когда вы идёте навстречу клиенту и выставляете счёт-фактуру на продажу товаров или услуг, он оформляется по общим правилам. По остальным операциям есть несколько нюансов.

Как выставить счёт-фактуру налоговому агенту по НДС

Счёт-фактура выставляется от имени продавца, а не от вашего. Т.е. в строках «Продавец», «Адрес» и «ИНН/КПП продавца» указываются данные вашего контрагента, а в данных покупателя — ваши данные. Обязательно заполните номер и дату платёжно-расчётного документа, по которым перечисляли оплату за товары или услуги.

Как выставить счёт-фактуру по агентскому договору

Когда вы как агент от своего имени покупаете товар или услугу для клиента на ОСНО, вместе с подтверждающими документами вы получите от поставщика счёт-фактуру на ваше имя.

Вам необходимо выставить свой такой же счёт-фактуру покупателю, только в данных покупателя указать реквизиты вашего клиента, а в данных продавца оставить реквизиты поставщика.

Дата у вашего счета-фактуры должна совпадать со счётом-фактурой, который вы получили от поставщика, а вот номер счета-фактуры присваиваете вы в соответствии с собственной нумерацией. Передайте покупателю копию счета-фактуры продавца — он ему также необходим для получения вычета по НДС.

Если вы как агент от своего имени продаёте товары (услуги) c НДС, счёт-фактуру вам нужно выставить от себя на имя покупателя. В данных продавца укажите свои реквизиты, а в данных покупателя — реквизиты вашего клиента.

Один экземпляр счета-фактуры вам необходимо передать покупателю, второй оставить себе. Данные выставленного вами счета-фактуры необходимо отправить вашему принципалу — можете отправить копию. Принципал выставит свой счёт-фактуру этой же датой на имя клиента и передаст его вам.

Его необходимо зарегистрировать в журнале полученных счетов-фактур.

При выставлении счетов-фактур по агентскому договору платить НДС не нужно. Информацию о выставленных счетах-фактурах нужно включить в отчётность по НДС.

Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно

Создавайте и отправляйте счета-фактуры своим контрагентам вместе с Эльбой!

Как посчитать сумму НДС к уплате в бюджет?

Когда вы продаёте товары или услуги с НДС по просьбе клиента, чтобы исчислить сумму налога умножьте стоимость товаров или услуг на ставку 20% или 10%. Так как на спецрежимах вычеты по НДС применять нельзя, по итогам квартала всю выделенную сумму НДС перечислите в бюджет.

Ставки НДС:

  • 20% – общая ставка с 2019 года;
  • 10% для отдельных групп товаров: некоторые продукты, детские товары, медицинские товары;
  • 0% по более редким операциям.

По операциям налогового агента НДС сумма налога рассчитывается с суммы оплаты, которая перечисляется продавцу. Это может быть сумма, прописанная в договоре, или сумма ежемесячного платежа при аренде у госучреждений. Важно: сумму НДС нужно удержать у продавца, а значит для расчёта налога применяется расчётная ставка 20/120 или 10/110.

Как сдать отчёт по НДС?

Если вы выставляли счёт-фактуру с НДС, в инспекцию необходимо сдать декларацию. Для отчётности по НДС установлены следующие сроки:

  • за I квартал до 25 апреля;
  • за II квартал до 25 июля;
  • за III квартал до 25 октября;
  • за IV квартал до 25 января.

Декларацию по НДС нужно предоставлять только в электронном виде. В ней должна содержаться информация обо всех полученных и выставленных счетах-фактурах. Эльба подготовит отчётность по НДС автоматически на основании выставленных документов и передаст в налоговую через интернет.

Статья актуальна на 09.07.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/129

Закрывающие документы по договору оказания услуг – Юрист Владислав Анохин

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

При совершении любой сделки очень важную роль, помимо второстепенных документов (квитанций, чеков, выписок), играют так называемые закрывающие документы, наличие и правильность их оформления.

Контрагенты компаний при совершении любой сделки должны представлять такие бумаги с обеих сторон. В этой статье мы подробно рассмотрим специфику закрывающих документов, то, что в них входит и прочие рабочие нюансы.

Что собой представляют закрывающие документы

Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами.

В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки.

В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.

Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.

Для чего конкретно документы необходимы

Чтобы сделка юридически считалась оконченной, а не только оплаченной, требуются всяческие закрывающие документы.

При совершении каких-либо юридических операций также крайне важно, чтобы эти операции были письменно оформлены. Если на счет компании поступили некоторые средства, то бухгалтерии в обязательном порядке нужно зафиксировать это в письменном виде.

Закрывающая документация бывает разного типа и зависит, прежде всего, от характера сделки. Далее мы более подробно рассмотрим этот вопрос.

Источник: http://FinBazis.ru/perechen-zakryvayushhix-dokumentov-dlya-buxgalterii/

Образец акта об оказании услуг 2019 года

Составление акта об оказании услуг является завершающим этапом оформления каких-либо работ и служит доказательством того, что исполнитель или подрядчик выполнил свои обязательства перед заказчиком в полном объеме.

Характер услуг значения не имеет – акт может быть составлен по самым разным поводам, поэтому он имеет широчайшее распространение.

Акт об оказании услуг является приложением к договору подряда, поэтому его нельзя назвать самостоятельным документом.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об оказании услуг .xlsСкачать образец заполнения акта об оказании услуг .xls

Зачем нужен акт об оказании услуг

В первую очередь следует сказать, что в акте фиксируется факт того, что все необходимые услуги были выполнены в срок и в надлежащем качестве. Также он подтверждает, что у заказчика отсутствуют претензии к исполнителю (список всех предоставленных услуг вносится в специальную таблицу, содержащуюся в документе).

Таким образом, акт является законным основанием для производства окончательных расчетов по подрядному договору между заинтересованными сторонами.

Если говорить о заказчике, то акт включается еще и в финансовую отчетность, в том числе по учету понесенных расходов и на его основе происходит снижение базы налогового обложения.

В тех случаях, если заказчик остается недовольным качеством предоставленных услуг, это также отражается в акте отдельным пунктом.

В нем подробно перечисляются выявленные недочеты, дефекты, ошибки и указывается период, в течение которого необходимо их устранить. Если же работы по устранению нарушений не проводятся, заказчик вправе подать на исполнителя в суд.

Точно также в суд может подать и исполнитель, например, при задержке или уклонении заказчика от оплаты.

То есть, акт об оказании услуг может стать аргументом в судебном споре между контрагентами, причем как с одной, так и с другой стороны.

В других же ситуациях документ, наоборот, может являться гарантией от необоснованных претензий и возникновения судебных разбирательств.

Стоит отметить, что если дело дойдет до суда, а акта между сторонами не будет, его отсутствие судья может расценить, как нежелание соблюдать законодательно установленную процедуру оформления оказания услуг. Это в свою очередь может привести к наложению штрафных санкций со стороны надзорных органов.

Правила составления акта

Акт об оказании услуг не имеет стандартного, унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформляться он может в произвольном виде, исходя из потребностей компании, или по разработанному в фирме шаблону (если выбран второй вариант, то форма акта должна быть закреплена в учетной политике организации).

При оформлении документа нужно придерживаться определенных правил и норм делопроизводства. В частности, акт должен включать в себя:

  • информацию об обеих сторонах договора,
  • сведения о договоре, по которому производились работы,
  • наименование услуг,
  • дату проведения
  • стоимость произведенных услуг.

Если к акту прикладываются какие-либо дополнительные документы (это могут быть не только печатные бумаги, но и фотографии, чеки, квитанции и т.п.), их необходимо указать отдельным пунктом.

Что делать, если в акте обнаружены ошибки

Самый лучший способ исправления ошибок в акте оказания услуг: уничтожение неправильного экземпляра и написание нового акта.

К составлению акта следует относиться внимательно и скрупулезно, стараться не допускать помарки и неточности (особенно в цене). Если избежать ошибок не удалось, их нужно исправлять путем аккуратного зачеркивания неверных сведений и внесения верных (заверить подписями и надписью «исправленному верить»).

Правила оформления

Документ можно оформлять на обычном листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия, причем как от руки, так и на компьютере (это не имеет значения). Делать нужно два экземпляра – по одному для каждой из сторон.

При этом обе копии акта необходимо подписать руководителями обеих организаций (или уполномоченными действовать от их имени сотрудников) и проштамповать печатями (только при их наличии, т.к.

с 2016 года юридические лица по закону имеют право не визировать свои бумаги при помощи штампов и печатей).

После того, как услуга будет предоставлена и сотрудничество завершено, в том числе произведена полная оплата, акт следует передать в архив компании, где он должен храниться на протяжении установленного законом периода.

Образец составления акта об оказании услуг (табличная форма)

  1. В начале документа пишется
    • его наименование с коротким указанием смысла (в данном случае «об оказании услуг»),
    • ставится номер по внутреннему документообороту предприятия,
    • и дата составления.
  2. Затем ниже указываются стороны, между которыми составлен договор об оказании услуг:
    • полные названия организаций (это может быть ИП или ООО)
    • и сведения об их представителях (вписать должности, фамилии-имена-отчества).
  3. Далее идет таблица, в которую вносятся
    • наименования услуг (работ) по порядку,
    • их стоимость цифрами (если компания использует НДС, то с его выделением).

    Под таблицей фиксируется окончательная цена прописью.

Во второй части документа следует зафиксировать то, что все услуги предоставлены в надлежащем качестве, в установленный срок и в полном объеме. Также необходимо вписать то, что заказчик претензий не имеет. Здесь же нужно указать, к какому договору данный акт является приложением (его номер и дату составления).

Последнее, что следует внести в акт об оказании услуг: реквизиты сторон. Их набор стандартный:

  • название компаний,
  • ИНН,
  • КПП,
  • адрес (юридический и фактический),
  • информацию об обслуживающих банках: их наименования, БИК, номер расчетного и корр. счетов предприятий,
  • номера контактных телефонов.

В завершение акт нужно заверить подписями директоров организаций или других лиц, действующих от имени компаний.

Источник: https://assistentus.ru/forma/akt-ob-okazanii-uslug/

Закрывающие документы по договору

Первичные документы, которые будут предоставлены Вашей компании по итогам завершения оказания услуг или поставки товаров компанией ФК ГРУПП

Перечень первичных документов, сопровождающих ту или иную сделку, варьируется в зависимости от особенностей каждой конкретной сделки.

Будь то сделка по оказанию транспортно-экспедиторских услуг или непосредственно поставки товаракомпания ФК Групп предоставит полный пакет документов, сопровождающих сделку!
Набор обязательных документов:
Договор поставки(купли/продажи) с клиентом.

Закрывающие документы

Если планируются постоянные отгрузки одному клиенту, можно составить один договор на несколько сделок, обговорив детали дальнейшего сотрудничества (порядок расчетов, отпуска товаров, выполнения работ и условия оказания услуг).
Клиенту выставляется счёт на оплату.

При оплате товара по договору  за безналичный расчет у клиента остается платежный документ, заверенный банком и подтверждающий оплату.
При отгрузке товара мы выдаем клиенту накладную и  счет-фактуру.

При оказании услуги или выполнении работы  по завершении мы выдаем клиенту акт оказания услуг / выполненных работ и счет-фактуру.

Виды первичных документов: Договор регламентирует возникшие права и обязанности субъектов сделки. Желательно, чтобы каждая сделка сопровождалась письменным договором на поставку товара/подряда/возмездного оказания услуг и т п.

Однако, для ряда сделок письменная форма вообще не нужна, так, например, договор купли-продажи считается заключенным в надлежащем порядке уже с момента выдачи покупателю или заказчику кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты товара/услуги. Если Вы хотите обговорить какие-либо особенности продажи товаров, то вы вправе прописать их в письменной форме договора.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи и оттиски печатей каждой стороны.
Счет также считается своего рода соглашением, в котором поставщик фиксирует цену своего товара или услуги.

Покупатель, в свою очередь, принимает условия, оплачивая указанную в счете сумму. Форма данного документа не подлежит строгому регламентированию, поэтому каждая организация вправе разработать собственную форму счета на оплату.

Помимо прочего, счет также может содержать дополнительную информацию об условиях сделки, такую, как сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате и т д.

Ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит о том, что подпись главбуха, руководителя организации или уполномоченного лица не являются обязательным элементом для данного документа. Печать также не требуется. Невзирая на это, лучше не пренебрегать печатью и подписью, во избежание дополнительных вопросов как со стороны контрагентов, так и со стороны государства.

Не стоит забывать, что счет не является документом, достаточным для предъявления поставщику требований по пунктам договора поставки, скорее, он является документом, в котором фиксируется устраивающая стороны цена товара или услуги. Однако, за покупателем сохраняется право потребовать вернуть перечисленные деньги, в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы подтверждают факт оплаты товаров или услуг. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, БСО (бланк строгой отчетности). Платежное поручение клиент получает в банке, производя оплату безналичным платежом.

Товарная накладная (N ТОРГ-12) применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Как и договор, накладная оформляется в двух экземплярах.

Первый остается у поставщика и позволяет зафиксировать отпуск товаров на сторону, второй же передается покупателю и позволяет оприходовать полученные товарно-материальные ценности.

Данные, зафиксированные в накладной не должны расходиться с данными, указанными в счет-фактуре.

Уполномоченные лица, дающие разрешение на отпуск товаров, должны подписывать товарную накладную лично. Подписи должны быть заверены печатью организации.

Должностные лица, принимающие товар, расписываются в товарной накладной, ставят печать или указывают реквизиты документа, уполномочивающего их на прием товара.

Возможность применения факсимильной подписи, при необходимости, должна быть заранее прописана в договоре на поставку.

Акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг) — двусторонний документ, подтверждающий факт, стоимость, а также сроки выполнения работ (оказания услуг). Акт необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.

Счет-фактура — в отличие от счета, форма этого документа подлежит строгому регламентированию. Счет-фактура содержит информацию о сумме денежных средств, и фактурную часть (информацию бухгалтерского учета). Документ крайне важен, так как является основанием для акцептования предъявленных сумм НДС (налога на добавленную стоимость) к вычету.

Все организации и предприятия, являющиеся плательщиками НДС обязаны выписывать счета-фактуры. Документ оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передается покупателю, другой остается у продавца.

Счет-фактура должна быть выписана не позднее, чем через 5 дней после отгрузки товара (выполнения работ или оказания услуг).

Источник: http://vlad1.ru/zakryvayuschie-dokumenty-po-dogovoru-okazaniya-uslug/

Что входит в закрывающие документы от контрагента

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

В бухгалтерии одним из наиболее важных типов документации выступают закрывающие документы, которые должны предоставлять контрагенты при совершении любой сделки. В этой статье будет рассмотрено, что же собой представляют закрывающие документы, а также как и когда их надлежит получать.

Закрывающая документация представляет собой специальные бумаги, которые подтверждают акт осуществления сделки обоими сторонами по факту выполнения деловыми партнерами предмета этой сделки. Такая документация в обязательном порядке ведется бухгалтерией и регистрируется.

Поэтому, при проведении абсолютно любой сделки, следует уделять особое внимание не только предоставлению такого рода документации, но и правильности ее оформления.

В данном случае можно проверять не столь внимательно только банковские выписки, квитанции и платежки, хотя их наличие тоже должно быть обязательным.

Чтобы избежать в будущем недоразумений или неприятных ситуаций с контрагентами, необходимо заранее в контракте прописывать все особенности и нюансы по проводимым процедурам. Там рекомендуется указать весь перечень документов, необходимых для того, чтобы закрыть сделку по факту выполнения партнерами своих обязательств.

Каждая организация требует от бухгалтерии строгого учета и отслеживания всех проводимых процедур, а также наличия соответствующих бумаг.

Любая операция, связанная с денежными переводами, должна быть задокументирована и взята на бухгалтерский учет. Наличие соответствующих бумаг подтверждает факт поступления денег на счет фирмы.

При этом организация-контрагент обязана закрывать процедуру перевода денежных средств аналогичными документами.

Наличие закрывающих документов необходимо для того, чтобы у бухгалтера были на руках подтверждение того, что с юридической стороны сделка завершена, а также оплачена. Именно физическим (письменным) подтверждением этого факта и является подобного рода документация.

Поскольку сделки носят самых разнообразный характер, то и документы их закрывающие могут быть самыми различными. Чаще всего в стандартный список закрывающих бумаг к выставленному счету входят:

  • акт, свидетельствующий о факте оказания или выполнения определенных видов работ или услуг;
  • счет-фактура;
  • товарная или товарно-транспортная накладная. Она необходима только в определенных ситуациях. К таковым, например, относятся перевозка или доставка определенных товаров.

При заключении сделок на поставку различных товаров, контрагент должен передавать накладную. Она в обязательном порядке должна содержать в себе следующие реквизиты:

  1. наименование документа и дата его выдачи;
  2. перечень и описание передаваемого товара;
  3. единица измерений и количество товара (приводятся в денежном и натуральном эквивалентах);
  4. наименование поставщика;
  5. подпись лица, ответственно за доставку. Также должны быть указаны его инициалы и должность.

В законодательстве не прописана обязательная форма для оформления накладной. Поэтому любая организация может разработать для себя свой собственный бланк. Но все вышеуказанные реквизиты должны отображаться в нем.

В случае, если предметом сделки выступали определенные виды работ и услуг, тогда контрагент должен предоставить акт. При оказании услуг появляются определенные нюансы. Они заключаются в том, что закрывающие бумаги на обслуживание, не включенные в обязательные условия в заключенном договоре, могут не предоставляться в оригинале.

Тогда в бухгалтерские регистры допускается подшивание копий актов. Такая ситуация возможна при заключении договоров оферты или аренды.Акт, как закрывающая документация, подтверждает не только факт совершения сделки, но и отсутствие претензий у заказчика. Посредством акта можно включать расходы по совершенным сделкам в налоговые декларации.

Акт выдается в двух экземплярах и хранится у обоих участников сделки.

Форма акта не стандартизирована, но в ней должны быть указаны следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • его нумерация;
  • наименование заказчика и исполнителя;
  • перечень проведенных действий;
  • указание стоимостных и натуральных показателей;
  • подпись всех участников сделки с указанием инициалов и должностей.

Также по завершению сделки контрагенты могут передавать первичные документы. При этом любая сделка всегда должна подтверждаться счетом-фактурой и соответствующим актом.

Когда должны передаваться закрывающие документы

Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке.

Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале.

В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:

  1. задержка бумаг поставщиком;
  2. задержка покупателем первичной документации;
  3. недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.

Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:

  • из рук в руки;
  • по электронной почте;
  • по обычной почте.

Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.

Как получить

О вариантах получения подобного рода бумаг немного говорилось в предыдущем пункте. Здесь мы детально рассмотрим условия получения, и кто может передавать подобную документацию.

Предоставлять подобного рода документацию могут только юридические лица и частные предприниматели, которые оплатили счет посредством наличных средств прямо в офисе. Также частный предприниматель может осуществить оплату безналичным переводом.

Закрывающая документация получается на руки в следующем месяце (в начале или до 15 числа) после поступления оплаты.

Датировка на бумагах должна стоять последним числом месяца, в котором осуществлялась оплата.

Закрывающая документация является обязательной для бухгалтерской регистрации и учета. Она должна соответствовать установленным правилам оформления и не содержать ошибок. В противном случае у предприятия могут возникнуть проблемы с налоговой службой. Поэтому к ее оформлению следует подходить ответственно.

«Как оформить закрывающие документы с помощью интернета»

инструкция о том, как выписать счет и получить закрывающие документы в системе Директ Менеджер.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. – Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: https://www.nalog.ru/

Источник: http://dokymenta.ru/biznes/chto-vhodit-v-zakryvayushhie-dokumenty-ot-kontragenta-2283/

Мир закона
Добавить комментарий