Конфиденциальное делопроизводство | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Ведение конфиденциального делопроизводства – комплекс мероприятий, обеспечивающих эффективную защиту экономических интересов компании.
Работа в этом направлении должна вестись в строгом соответствии с требованиями закона и нормативно-правовых документов, устанавливающих порядок обеспечения безопасности конфиденциальной информации и ведения делопроизводства.
В статье рассмотрены вопросы организации и ведения конфиденциального делопроизводства.
Из этой статьи вы узнаете:
- Какие специфические особенности конфиденциального делопроизводства следует учитывать при его организации;
- Как организовать делопроизводство конфиденциальных документов;
- Что должна содержать инструкция по конфиденциальному делопроизводству.
Конфиденциальное делопроизводство организуется на предприятии с целью обеспечения сохранности коммерческой или служебной тайны. Правильная организация конфиденциального делопроизводства гарантирует дифференцированный доступ пользователей к закрытой информации, ограничивая ее теми объемами, которые необходимы и достаточны для эффективного исполнения ими своих должностных обязанностей.
Основные особенности конфиденциального делопроизводства
Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, которые могут квалифицироваться как коммерческая или служебная тайна. Таковой, в соответствии с Гражданским кодексом РФ, является информация, доступ к которой ограничен в интересах лица, обладающего этой информацией и принимающего меры к охране ее конфиденциальности.
Защита персональных данных работников
Конфиденциальное делопроизводство призвано обеспечить сохранение коммерческой тайны и иных сведений, не подлежащих разглашению, в процессе изготовления конфиденциальных документов и работы с ними.
Поскольку носители конфиденциальной информации могут быть различными – как бумажными документами, так и материальными объектами (внешними и внутренними дисковыми накопителями, DVD-дисками, фотопленкой и пр.
) в задачи конфиденциального делопроизводства также входит обеспечение их безопасности и сохранности от несанкционированного доступа и уничтожения.
Отличием конфиденциального делопроизводства от обычного является особый режим обращения с информационными ресурсами. Он предполагает, ограничение доступа, запрет на несанкционированное копирование и размножение, использование специальной номенклатуры дел, позволяющей идентифицировать и выделить конфиденциальную информацию из общего потока.
Организация конфиденциального делопроизводства с нуля
Технологические и организационные особенности конфиденциального делопроизводства обусловлены особым режимом работы с такого рода информацией и документами. К этим особенностям можно отнести:
- нормативное закрепление правил и порядка работы со всеми видами конфиденциальной информации, а также правил обеспечения ее безопасности;
- обеспечение ограниченного доступа только для санкционированных пользователей;
- четкое разграничение порядка, уровней доступа и обязанностей санкционированных пользователей;
- установление ответственности за регистрационный учет и хранение информации, за соблюдение порядка пользования документами;
- жесткая регламентация процессов составления, печати, обработки и уничтожения документов, включая стадию подготовки черновиков и проектов;
- обязательный учет каждого документа, как поэкземплярный, так и полистный;
- обязательная регистрация каждого документа и материального объекта в специальном журнале;
- строгий контроль сроков исполнения, изучения и обработки;
- фиксация перемещения и местонахождения каждого документа;
- периодические проверки наличия конфиденциальных документов у исполнителей;
- строгие требования к условиям хранения, обеспечивающий безопасность информации;
Как организовать делопроизводство конфиденциальных документов
Организация конфиденциального делопроизводства подразумевает обеспечение условий для составления и получения конфиденциальных документов, их изучения и обработки, предотвращения их утери, а также утечки содержащихся в них сведений ограниченного доступа.
В зависимости от специфики деятельности компании и объема обрабатываемой конфиденциальной информации, на предприятии может быть создано специальное подразделение или же назначены ответственные лица, которые будут заниматься конфиденциальным делопроизводством.
Инструкция по делопроизводству. Термины, определения и сокращения
Подразделение, обязанностью которого будет делопроизводство конфиденциальных документов, может быть отдельной структурной единицей или же входить в состав другого, например, в службу, обеспечивающую информационную безопасность на предприятии. Численность и должностной состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства определяются с учетом объемов, видов и сложности выполняемых работ.
Системы делопроизводства
Если объемы незначительны и делопроизводство конфиденциальных документов будет поручено какому-то одному ответственному лицу, следует учитывать, что периодически, для выполнения проверок наличия и уничтожения конфиденциальных документов, ему будет требоваться помощник. Желательно, чтобы это был один и тот же сотрудник, в обязанности которого такие работы будут входить, например, по дополнительному соглашению.
Ведение конфиденциального делопроизводства
Чтобы обеспечить большую сохранность конфиденциальной информации, целесообразно вменить в обязанности подразделения или лиц, ответственных за конфиденциальное делопроизводство, все операции по распечатке, регистрации, копированию, хранению, выдаче, рассылке, систематизации, плановой утилизации и проверке наличия таких документов. Обязанности исполнителей и пользователей необходимо ограничить составлением, подготовкой и обработкой конфиденциальных документов.
Как составить инструкцию по делопроизводству?
Конфиденциальное производство, по сути, призвано решать две противоречивые задачи – обеспечение пользователей необходимой для эффективного исполнения должностных обязанностей информацией и, в то же время, защищать ее от несанкционированного доступа, предотвращать распространение и рассылку сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну. Но правильно организованное ведение конфиденциального делопроизводства позволяет успешно решить обе эти задачи – обеспечить пользователей полной и достоверной информацией именно в том объеме, который реально необходим для решения конкретных задач с учетом уровня доступа каждого сотрудника и имеющихся у него полномочий.
Что содержит инструкция по конфиденциальному делопроизводству
Деятельность подразделения или ответственных лиц, которые будут осуществлять конфиденциальное делопроизводство в организации, должна регламентироваться локальным нормативным актом – положением или инструкцией.
Передача электронных документов в архив организации
Инструкция по конфиденциальному делопроизводству – основной документ, регламентирующий , в частности, порядок:
- регистрации и учета конфиденциальных документов, их вноса и выноса с территории предприятия;
- движения документов внутри компании, использования реестровой системы передачи таких документов;
- работы и обработки конфиденциальной документации вне служебных помещений;
- размножения и копирования конфиденциальных документов;
- контроля исполнения документов, содержащих коммерческую или служебную тайну;
- хранения и архивации конфиденциальных документов, проведения экспертизы их ценности;
- хранения, передачи или возврата конфиденциальных документов в случае болезни исполнителя или его ухода в отпуск;
- подготовки, составления и оформления конфиденциальных документов, их подписания, согласования и утверждения;
- передачи ли пересылки конфиденциальной документации за пределы территории организации;
- уничтожения конфиденциальной информации и документов.
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210531-qqq-16-m5-konfidentsialnoe-deloproizvodstvo
7 ошибок в переписке, которые могут разрушить вашу профессиональную репутацию
- Смартфоны изменили наши способы коммуникации, а превалирование переписок проникло и в рабочую среду.
- Начиная коротких сообщений в мессенджерах и заканчивая полными текстами, повседневная переписка между коллегами становится всё более распространённым явлением. Однако, с учётом того, что это всё же новый феномен, его этикет остаётся туманным.
Не стоит лишний раз вам об этом говорить, ведь это и так уже заявили в каждом новостном материале, на каждом телевизионном канале и за каждым кухонным столом, за которым вы сидели за последние несколько лет: все помешались на своих смартфонах.
Они изменили наши способы коммуникации, и мы всё больше склоняемся в пользу переписок, «пингинга» или «слэкинга» с нашими коллегами.
И хотя в школе нас учили тому, как правильно написать письмо, а потом посредством постоянной практики (и элемента случайности) мы обучались искусству написания электронных писем, как мы можем обеспечить адекватную переписку на работе? Или, более того, как нам не следует переписываться? Если вы совершаете любую из нижеописанных ошибок, то вы не следуете золотым правилам профессиональных переписок – и это может навредить вашей деловой репутации.
1. Не спрашивать разрешения
Прежде чем отправлять сообщение на чей-то телефон, вам следует заранее спросить у этого человека разрешения – особенно, если это его личный телефонный номер.
Ваше первое сообщение должно подтверждать то, о чём вы спрашивали (например: «Привет, Сара, вот сообщение, о котором мы с тобой договаривались» или «Привет, Марк, я бы хотел продолжить наш сегодняшний разговор, тебе удобно говорить по этому номеру?»).
2. Ожидать мгновенный ответ
Хотя вы можете относиться к перепискам, как ко мгновенным мессенджерам, далеко не все отвечают на полученные сообщения в той же манере. Если вам нужен быстрый ответ, попробуйте позвонить этому человеку или отправить ему электронное письмо с пометкой «СРОЧНО» в теме письма.
И в качестве предостережения, не ждите, что кто-то ответит вам по переписке (или через любой другой канал связи) прямо перед крайними сроками. Если вы думаете, что вам придётся обсудить с человеком какой-то вопрос несколько раз, то лучше перенесите вашу беседу в электронную почту.
3. Использовать слишком много смайликов
Хотя смайлики – это очень весело, их чрезмерное использование в рабочих диалогах, особенно с теми, с кем вы не слишком близки в офисе, может повлиять на ваш профессиональный имидж.
Чтобы минимизировать риск сойти за непрофессионала, сократите использование улыбающихся рожиц.
4. Неграмотная речь
Хотя текстовые переписки и являются абсолютно повседневным видом коммуникации по сравнению, например, с бумажной перепиской, профессиональное общение – это не место для грамматических или орфографических ошибок. Сообщения, содержащие массу ошибок, указывают на недостаток коммуникативных навыков и внимания к деталям, вне зависимости от их кажущейся пустяковости.
Убедитесь в том, что вы дважды проверили свои сообщения, прежде чем отправлять их, но, если вы всё же допустили ошибку, отправьте сообщение со звёздочкой, в которой вы исправите её.
5. Отправка сообщений в неподходящее время
В связи с тем, что текстовые переписки зачастую рассматриваются как более личный канал общения, по сравнению с переписками по электронной почте, постарайтесь писать сообщения в течение адекватного времени (хорошее правило: с 9 утра до 7 вечера). Если вам необходимо отправить сообщение перед началом или после конца рабочего времени, проясните в начале своего сообщения, почему вы решили отправить его именно сейчас.
6. Отправка больших текстовых блоков
В чём прелесть текстовых переписок? Они лаконичные. Если вам нужно отправить сообщение, чья длина превышает несколько предложений, то лучше всего воспользоваться для этого электронной почтой.
Никто не хочет прокручивать стену текста и пытаться понять, что говорится в этом сообщении – а отвечать на подобные сообщения раздражает ещё больше!
7. Отправка конфиденциальной информации
Профессиональные переписки с любой стороны сводятся к границам. В результате, отправка конфиденциальной информации – это табу, вне зависимости от того, касается она каких-то деловых вопросов или лично вас. Такая информация, как заработная плата сотрудника, стоимость контракта клиента или любые другие потенциально конфиденциальные факты не должны пересылаться посредством переписок.
По аналогии, не стоит делиться своей личной информацией в профессиональных переписках. Вы никогда не можете быть точно уверенными в том, кто увидит уведомление о ваших сообщениях – или кто-то может получить их скриншоты.
Источник: https://hr-portal.ru/blog/7-oshibok-v-perepiske-kotorye-mogut-razrushit-vashu-professionalnuyu-reputaciyu
