Назначение информационно-справочных документов, современные требования к оформлению – технология работы с информационно-справочными документами. Информационно-справочные документы

➤ Информационно-справочные документы

Какие документы относятся к группе информационно-справочных и что учесть при работе с ними. 7 образцов документов от эксперта.

Скачайте образцы и формы, которые могут пригодиться в работе:

Какие документы относятся к группе справочно-информационных

В общем делопроизводстве выделяют три группы документов:

• по личному составу, к которой относятся кадровые документы, сопровождающие и регламентирующие трудовую деятельность сотрудников организации;
• организационно-распорядительные, документирующие организационную и производственную деятельность предприятия;
• информационно-справочные документы, назначение которых – передача сведений, на основании которых принимаются управленческие решения для осуществления производственно-хозяйственной деятельности компании.

То, какие документы относятся к информационно-справочным, определяют двумя основными признаками:

• Документ не требует обязательного исполнения.
• Документ используют для передачи информации от вышестоящих органов и подразделений к нижестоящим. 

Пример. Служебная записка о совершении дисциплинарного проступка

Скачать образец в начале статьи >>> 

Группа информационно-справочных документов имеет вспомогательный характер по отношению к двум другим группам — документации по личному составу и организационно-распорядительной.

Информационно-справочные документы их виды и назначение

Всю документацию информационно-справочного характера подразделяют на три блока:

1. Входящая, в том числе информационные письма и отчеты от вышестоящих, дочерних организаций и обособленных подразделений, документы от остальных организаций, заявления и предложения граждан.
2. Исходящая, в том числе отчеты о выполнении и ответы на запросы от внешних респондентов, инициативные и информационные документы, разработанные в организации.
3. Внутренняя, в том числе служебная переписка, а также акты, отчеты, протоколы, сопровождающие и подтверждающие деятельность предприятия.

Таблица. Виды информационно-справочных документов, входящие в документооборот предприятия, их назначение и особенности.

Скачать таблицу полностью

В состав информационно-справочных документов входят и другие, новые виды документации, которые появились после обновления нормативно-правовой базы, внедрения современных технологий делопроизводства. 

Особенности оформления и обработки информационно-справочных документов

Порядок оформления, регистрации и обработки всех видов информационно-справочных документов устанавливает Инструкция по делопроизводству и документообороту – локальный нормативный акт организации.

Этим регламентом определяют и то, какие виды входящей справочно-информационной документации не подлежат регистрации.

К таким документам, например, могут быть отнесены рекламные предложения, поздравительные письма, бухгалтерские и финансовые документы.

После первичной обработки и регистрации остальные входящие информационно-справочные документы поступают на рассмотрение руководителя организации или тех его заместителей, которые курируют отдельные направления ее деятельности. Они расписывают поступившие документы исполнителям.

Внимание! Данные и сведения, представленные в информационной документации, учитываются при формировании управленческих решений только на основании резолюции руководителя предприятия или его замов.

Внутренние и исходящие справочно-информационные документы регистрируются в обязательном порядке. Для их учета целесообразно использовать отдельные журналы, если учет ведется в бумажном виде.

Это исключит утрату важных внутренних документов, на основании которых зачастую принимаются кадровые решения.

В случае утери первичных информационных документов эти решения легко могут быть оспорены работником в судебном порядке.

Обязательные реквизиты информационно-справочных документов должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В соответствии с данным регламентом предприятию необходимо разработать формуляры и бланки форм для наиболее часто используемых в практике работы видов информационно-справочных документов. Как приложение к Инструкции по делопроизводству составьте альбом форм с примерами их заполнения.

Это позволит избежать ошибок при составлении и гарантирует наличие всех реквизитов, которые являются обязательными для разных видов документации этого типа.

Как не запутаться с оформлением информационно-справочных приложений к документам, вам расскажут эксперты журнала «Справочник секретаря». 

Примеры информационно-справочных документов

При составлении готовых формуляров и бланков внутренних информационно-справочных документов, нужно учесть, что некоторые из тех, что именуются одинаково, имеют разную форму.

Так, например, Акт приемки-передачи выполненных работ по договору подряда выглядит так:

Скачать образец в начале статьи >>> 

При том, что Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте (для подтверждения факта прогула) имеет такой вид:

Скачать образец в начале статьи >>> 

Информационно-справочные документы, примеры и формы необходимо утвердить вместе с Инструкцией и использовать в учетной политике предприятия. 

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210998-informatsionno-spravochnye-dokumenty-19-m4

Информационно-справочные документы: состав, особенности оформления

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский государственный профессионально-педагогический университет»

Институт социологии и права          

Реферат

по курсу «Документоведение и делопроизводство» 

На тему: «Информационно-справочные документы: состав, особенности оформления»                     

Екатеринбург

2011  

     СОДЕРЖАНИЕ 

Введение…………………………………………………………………………4

1. Акт…………………………………………………………………………5
2. Протокол…………………………………………………………………..6
3. Докладная записка……………………………………………………..…9
4. Письмо……………………………………………………………………10
5. Справка…………………………………………………………………..13
6. Телеграмма……………………………………………………………….14

Заключение……………………………………………………………………..19

Список литературы…………………………………………………………….20

Приложение № 1………………………………………………………………..21

Приложение № 2…………………………………………………………….…22 

     Введение 

     Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

     Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы.

По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д.

Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

     Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

     К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

     Определим, что целью данного реферата является глубокое и всесторонне изучение справочно-информационных документов, используемых в деятельности предприятия.

     1. Акт

     Акт – справочно-информационный документ.

     Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

     Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

     Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

     Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

     Акт может иметь гриф согласования.

     Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

     Во вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

     В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

     При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

     В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

     Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

     С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

     При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

     Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

     Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5-3 интервалами.

     Образец акта представлен в приложении 1.

     2. Протокол

     Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

     Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.

     Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

     Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

     К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора.

     Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.

     К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

     Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

     Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания (открытая пунктуация).

     Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

     С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документа представлен докладчиком или стенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».

     После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы Ии фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления.

Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…».

     Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».

     Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

     Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора – левое поле).

     Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

     Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

     При выборах в протоколе указывают результаты ания по каждой кандидатуре.

     Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола – Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.

     Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

     Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания.

     Номер протокола – порядковый номер, который проставляется в течение календарного года.

     Образец протокола представлен в приложении 2.

     3. Докладная записка

     Докладная записка – документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

     В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

     В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

     Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

     Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4, подписывает их руководитель организации.

     Датой документа считается дата ее подписания.

     Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Источник: http://stud24.ru/records-management/informacionnospravochnye-dokumenty-sostav-osobennosti-oformleniya/61664-203415-page1.html