Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании. Типовая номенклатура дел Номенклатура дел в отделе госзакупок

Номенклатура дел медицинского учреждения на год. Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании

» Снилс » Номенклатура дел медицинского учреждения на год. Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании

Огромное значение в организации хранения документов играет номенклатура дел. Ее составление и оформление в организации является обязательным и необходимым для дальнейшего хранения дел. В данной статье мы рассмотрим, как должна оформляться номенклатура дел в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

• как составить номенклатуру дел организации;
  • номенклатуру дел коммерческой организации;
  • номенклатуру дел бюджетной организации;
• образцы номенклатуры дел в 2017 году.

Номенклатура дел образец

Как известно, документы в дела должны группироваться по одному виду (вопросу) и с одинаковыми сроками хранения. В этом вопросе номенклатура дел представляет собой своеобразный справочник, классифицирующий состав дел и их сроки хранения.

Иначе говоря, номенклатура дел содержит перечень заголовков дел, составленных в организации, и их сроки хранения.

С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел.

Однако это не единственное практическое использование номенклатуры. Ее наличие в организации необходимо для разных целей.

• Используется для систематизации документов при составлении дел. При этом речь идет не только о бумажных документах, но и об электронных, которые также можно систематизировать при организации электронного хранения с помощью номенклатуры.
• Для проведения первичной экспертизы ценности документов. При предварительном оформлении документов в дела с помощью номенклатуры дел отмечается его срок хранения (в соответствии со сроком, указанным в номенклатуре). Это во многом помогает избежать группировки в дело документов с разными сроками хранения, а, следовательно, упрощает и последующую процедуру экспертизы ценности документов.
• Служит примером для составления регистрационного номера документа. Так как номенклатура содержит индексы всех дел, то, по предварительной оценке, можно определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ. Это означает, что при присвоении регистрационного номера документу уже можно использовать индекс дела, указанный в номенклатуре.
• При изучении структуры организации выступает в качестве справочного материала.
• Является основой для составления описей дел (постоянного срока хранения и временного не менее 10 лет), а также является в делопроизводстве основным документом учета.
• Применяется в качестве основного учетного документа для де с временным сроком хранения (до 10 лет включительно).
• Может использоваться для создания схемы картотеки для систематизации исполненных документов.

Как вы успели заметить, номенклатура дел носит большое практическое значение и переоценить ее важность просто невозможно. Именно этот документ является основой для правильного составления и оформления дел и их дальнейшего хранения.

Виды номенклатуры

Также необходимо понимать, что номенклатура дел бывает трех видов:

1. типовая;
2. примерная;
3. индивидуальная.
4. сводная

Типовая номенклатура

Является нормативным документом и определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях.

Примерная номенклатура

Как правило, типовая и примерная номенклатура разрабатываются вышестоящими организациями для своей подведомственной сети. Это во многом помогает создать упорядоченный и одинаковый процесс составления и оформления дел во всех филиалах.

Индивидуальная номенклатура

Разрабатывается в каждой организации самостоятельно с учетом примерной и типовой номенклатур. При создании индивидуальной номенклатуры следует:

• перенести заголовки дел, указанные в примерной или типовой номенклатурах, которые планируется завести в данной конкретной организации с учетом ее вида деятельности;
• перенести сроки хранения дел (без изменений), которые также указаны в типовой или примерной номенклатурах.

Сводная номенклатура

Сводная номенклатура дел организации (объединяющая номенклатуры структурных подразделений) составляется на основе всех номенклатур структурных подразделений, которые были предварительно утверждены архивариусом или руководителем архива, а также соответствующим руководителем подразделения.

Следует понимать, что сводная номенклатура дел организации отображает все дела, заводимые в организации и сроки их хранения. Данная номенклатура должна оформляться на бланке организации и визироваться несколькими сотрудниками:

• руководителем архива (лицом, ответственным за архив);
• лицом, ответственным за делопроизводство в организации (чаще всего это секретарь);
• экспертной комиссией организации;
• руководителем организации.

Состав документов

Составляется номенклатура дел организации 2017 (образец представлен ниже) с учетом состава и содержания документации, образующейся в процессе осуществления деятельности организации. К таким документам относятся:

• устав организации;
• устав или положение о структурных подразделениях;
• штатное расписание;
• номенклатура дел за прошлый год;
• описи дел постоянного и временного хранения (более 10 лет);
• регистрационные формы;
• типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения документов;
• типовые и примерные номенклатуры дел.

Образец номенклатуры дел организации 2017

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы с пятью столбцами.

• Индекс дела.
• Заголовок.
• Количество единиц хранения.
• Срок хранения (номер статей согласно перечню).
• Примечание.

Столбец «Примечание» необходим для внесения отметок о переходящих, делах, о дате их заведения, выделения к уничтожению, передаче в другую организацию и т.д.

На заметку! Номенклатуру дел следует составлять каждый год в последнем квартале и вводить в действие с начала нового календарного года.

Номенклатура дел коммерческой организации

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать, в какой организации она разрабатывается. В том случае, если компания является коммерческой, не выступает источником комплектования государственных и муниципальных архивов, а также не имеет в своем капитале доли, принадлежащей государству (более половины), то процедура составления номенклатуры значительно упрощается.

Номенклатуры дел, составленные в коммерческих организациях, не подлежат обязательному утверждению государственным или муниципальным архивом, а также не требует согласования каждые 5 лет.

Понятие номенклатуры образовательного учреждения

Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

• классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
• облегчение поиска необходимых материалов;
• облегчение передачи материалов, составления описей;
• подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

Требования к оформлению

Источник: https://oepress.ru/nomenklatura-del-medicinskogo-uchrezhdeniya-na-god-primernaya.html

Сводная номенклатура дел организации образец. Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании

Огромное значение в организации хранения документов играет номенклатура дел. Ее составление и оформление в организации является обязательным и необходимым для дальнейшего хранения дел. В данной статье мы рассмотрим, как должна оформляться номенклатура дел в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

• как составить номенклатуру дел организации;
  • номенклатуру дел коммерческой организации;
  • номенклатуру дел бюджетной организации;
• образцы номенклатуры дел в 2017 году.

Что такое номенклатура дел

Госорганизации при систематизации документооборота обязаны руководствоваться Правилами, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 . Однако частные организации также используют данные Правила при утверждении собственной номенклатуры дел.

Данному вопросу посвящен подраздел 3.4 Правил . Согласно приведенному в Правилах определению номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, по утвержденной форме, в котором указываются сроки хранения дел.

Правила различают три вида номенклатур:

• типовая – утверждается для однотипных организаций нормативным документом;
• примерная – носит рекомендательный характер;
• индивидуальная – составляется организацией на основании типовой и примерной номенклатур.

Внутри организации также устанавливаются два вида номенклатур:

• номенклатуры подразделений (для каждого своя);
• сводная – составляется на основании номенклатур всех подразделений.

Номенклатура составляется с учетом видов документов, используемых в делопроизводстве, и утверждается на каждый год в последнем квартале предыдущего года. Так, номенклатура дел отдела кадров на 2017 год может включать:

• приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе и т.д.);
• договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и т.д.);
• личные карточки работников;
• документы по учету, например отработанного времени;
• трудовые книжки;
• графики отпусков и др.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, в которой заполняются следующие столбцы:

• индекс дела, состоящий из кода структурного подразделения организации и номера заголовка дела (например, отделу кадров присвоен код 01, тогда индекс дела будет выглядеть как «01-ХХ»);
• заголовок – означает определенную группу документов, например трудовые книжки, должностные инструкции;
• количество дел – заполняется в конце года;
• срок хранения дел с указанием нормативного документа и его структурной единицы, устанавливающей такой срок;
• примечание – приводится информация о движении дел в организации (заведении, передаче, уничтожении и т.д.).

По окончании года оформляется итоговая запись к номенклатуре, в которой отражаются сведения о количестве дел с учетом сроков их хранения – постоянного хранения и временного. Данные сведения сообщаются в архивное учреждение.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Так как кадровый отдел является подразделением организации, его номенклатура ведется отдельно, а затем входит в состав сводной номенклатуры дел по всей организации в целом.

В конце года кадровый работник формирует номенклатуру и согласовывает ее с руководителем отдела кадров и сотрудником, на которого возложено ведение архива. Уполномоченные лица проставляют на номенклатуре утверждающие подписи. Также может быть издан приказ руководителя об утверждении номенклатуры.

После согласования и утверждения номенклатур иных подразделений кадровая номенклатура дел включается в сводную. В госорганизациях последняя согласуется на уровне ведомств, а также с экспертными комиссиями.

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье.

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.

2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца).

К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи«Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

• Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
• На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

• приказы;
• договоры;
• учетные документы;
• карточки;
• трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

• перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

Источник: https://passport13.com/other-countries/svodnaya-nomenklatura-del-organizacii-obrazec-primernaya-nomenklatura/

Номенклатура дел от а до я. Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании Номенклатура дел на год образец

В отделе кадров хранится большое количество дел. Организовать правильный документооборот, правильно определить сроки хранения, поможет номенклатура дел. Именно о ней мы и поговорим в данной статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• для чего нужна номенклатура дел отдела кадров на 2019 год;
• как правильно составить документ;
• что включает в себя номенклатура дел.

Что такое номенклатура дел отдела кадров

Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, которые создает организация, с указанием сроков их хранения. Такое определение дает ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденный приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. Фактически, это список документов организации, в нашем случае кадровых.

Номенклатура дел создается для того чтобы обеспечить делопроизводство в организации, а именно, правильно формировать, учитывать и хранить необходимые дела.

Кроме того, данный перечень дел систематизирует документооборот, она систематизирует информацию и является главным учетным документом.

Как правило, номенклатура дел составляется по каждому структурному или обособленному подразделению. Кроме того, создается единый сводный перечень дел в целом по организации. В этой связи, в отделе кадров существует собственная номенклатура дел отдела кадров. В бухгалтерии будет применяться перечень дел бухгалтерии и т.д.

Имеется три типа номенклатуры дел:

• типовая,
• примерная,
• индивидуальная.

Для каждой организации создается собственная индивидуальная номенклатура дел. Но разработать ее можно на основе типового перечня дел.

Перечень создается с целью учета всех дел, которые ведутся в организации в целом или отдельно по каждому структурному подразделению. Кроме того, с помощью этого документа осуществляется надлежащая группировка дел по тематике и разделам. Также перечень требуется для обеспечения хранения дел в хронологической последовательности и определения сроков хранения конкретных документов.

В большинстве случае составление номенклатуры дел не является обязательным.

Обеспечить составление перечня должны только те организации, которые включены в перечень субъектов, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Поэтому большая часть коммерческих организаций не обязана разрабатывать номенклатуру дел, но ее создание будет в интересах самой организации, поскольку позволит обеспечить регламентацию и правильное хранение дел.

Как составить номенклатуру дел отдела кадров на 2019 год

Итак, номенклатура дел создается на каждый календарный год. Поэтому на 2019 года необходимо сформировать самостоятельный перечень дел.

В номенклатуру отдела кадров надо включать все дела, которые создаются в данном структурном подразделении. Как правило, в данный перечень включаются документы на бумажных носителях.

Между тем, в последнее время активно развивается электронный документооборот.

В этой связи в каждом тематическом подразделе перечня надо привести список документов, которые создаются и хранятся в электронном виде.

Создание номенклатуры дел состоит из последовательных действий. В первую очередь, надо определиться с ответственным работником, которому будет поручен данный объем работ.

Как правило, перечень дел в отделе кадров составляет руководитель отдела или инспектор отдела кадров. За основу можно взять форму, которая приведена в приложении 8 ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

В этом документе также можно найти основные правила заполнения разделов номенклатуры.

Предлагается формировать документ из следующих разделов:

• индекс дела;
• название дела (заголовок);
• количество дел;
• срок хранения дела. Отметим, что сроки хранения дел приведены в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
• примечания.

Теперь остановимся подробнее на заполнении каждого раздела.

Индекс , как правило, формируется из цифрового обозначения. Но некоторые организации присваивают индексу буквенный код. Так, каждому структурному подразделению присваивается собственный номер и он должен присутствовать в индексе.

И дополнительно присваивается порядковый номер дела. Также специальный номер может обозначать категорию дел. Поэтому индекс, например, может выглядеть следующим образом: 02-08.

Из них 02 – это цифровое обозначение отдела кадров, а 08 – номер дела.

Далее идет следующая графа – наименование дела. Как правило, при формировании учитывается степень важности документов. В данной графе сначала перечисляются наиболее значимые документы, например, организационные документы компании. Далее перечисляются все категории документов: локальные акты, штатное расписание, график отпусков, приказы, акты, учетные документы и т.д.

Отметим, что из заголовка дела должно быть четко понятно, какие именно документы входят в перечень, т.е. должно быть ясно содержание дела. Не рекомендуется использовать неопределенные формулировки, такие, например, как «разные документы». Вместо этого используйте более конкретные названия, например, «Исходящие документы».

Следующая графа 3 – количество дел. В ней надо указать общее количество дел. Эту графу надо заполнить по окончании календарного года, когда заканчивается срок действия номенклатуры на год.

Далее идет графа 5 – срок хранения дела . При заполнении этого реквизита надо руководствоваться сроком хранения кадровых документов, указанным в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

И последняя графа – Примечания. Здесь надо указывать информацию. Которая не была учтена в предыдущих графах, но имеет важное значение. Например, в данной графе можно указать дату заведения дела.

Перечень дел в приведенном порядке может быть составлена в отношении каждого структурного подразделения. По этим правилам составляется номенклатура дел отдела кадров на 2019 год.

В заключении еще раз отменим, что хотя составление номенклатуры деля не является обязательным для большинства организаций, этот документ крайне удобен для регламентации, учета и обеспечения хранения документов отдела кадров. Поэтому рекомендуем ежегодно составлять такой документ. Поскольку он значительно облегчает организацию документооборота в организации в целом, и в кадровой службе в частности.

• Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
• С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
• Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
• Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.

Типовая номенклатура дел организации, перечень

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.

2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

• классификация и учет;
• облегчение поиска необходимых бумаг;
• помощь при передаче дел и составлении описей;
• системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно.

Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия.

Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 , вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно.

Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов.

К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по .

Виды

Номенклатура дел бывает трех видов:

• (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
• примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
• индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать.

В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов).

То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

• документы о создании организации (положение, устав);
• документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
• штатное расписание;
• номенклатуру дел предыдущих лет;
• регистрационную форму организации;
• типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

• разрабатывается подразделением организации;
• подписывается начальником подразделения;
• утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Структура документа

Источник: https://harz.ru/nomenklatura-del-ot-a-do-ya-primernaya-nomenklatura-del-finansovogo-finansovo-byudzhetnogo-upravleniya/

Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании. Составление и утверждение номенклатуры дел организации Образец номенклатуры дел на год

• Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
• С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
• Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
• Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

1. Положением о создании организации либо Уставом.
2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
3. Штатным расписанием на текущий год.
4. Номенклатурой дел прошлых лет.
5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
6. Регистрационными формами учреждения.
7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

• упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
• уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
• облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
• обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

• Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii