Сэд мвд. Инструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области

Инструкция по электронному документообороту: составляем вместе

При взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем и будут всеми соблюдаться при какой-либо совместной деятельности.

Инструкции, протоколы, регламенты – все это призвано внести порядок и ясность при ведении дел в любой организации. К сожалению, есть много противников инструкций.

С подозрением, а иногда и открытым пренебрежением сотрудники многих фирм относятся к инструкциям по делопроизводству.

К счастью, все же встречаются защитники последних – руководители отделов делопроизводства, секретари и т.п. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях нет не только никаких защитников – даже «хозяина» нет.

ИТ-отделу как таковая она не нужна, делопроизводители тоже не могут в одиночку «взвалить» на себя весь груз ответственности за электронный документооборот компании.

Но тем не менее, рано или поздно почти каждая организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком среди документов и файлов на жестких дисках компьютеров, что приходится наводить его в срочном порядке и… писать инструкцию. Кто же должен заниматься составлением подобного документа? Какие разделы обязательно должны быть в инструкции? Попробуем разобраться вместе.

Во-первых, инструкция по электронному документообороту нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет: регламентация хранения и структурирование наименований файлов и папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

Во-вторых, осуществив работу  по созданию такой инструкции сегодня, завтра организации будет проще перейти к полноценному электронному документообороту. А это «завтра» наступит – и гораздо быстрее, чем можно предполагать: ведь СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже начали понимать это.

На заметку!

Соблюдать инструкцию по электронному документообороту намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это экономия времени, которое освободится для других рабочих процессов.

В случае если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее еще более очевидна: нужно объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе.

Разработка инструкции

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.

Несомненно, при подготовке инструкции по электронному документообороту должна использоваться инструкция по делопроизводству, если она есть в организации. Причем, можно не разрабатывать отдельно инструкцию по электронному документообороту а внести изменения в существующую инструкцию по делопроизводству, добавив туда разделы по работе с электронными документами.

Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, задействованных при работе с электронными документами,  и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение применяется при работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли Интранет-портал организации, есть ли документ-сканеры.

СЛОВАРЬ

Файл-сервер — это выделенный сервер, оптимизированный для выполнения файловых операций ввода-вывода. Предназначен для хранения файлов любого типа. Как правило, обладает большим объемом дискового пространства.

Документ-сканеры – предназначены для быстрого сканирования большого количества входящих бумажных носителей, для работы в составе СЭД и построения электронных архивов. Документ-сканеры отличаются крайне высоким быстродействием, устойчивостью к постоянным нагрузкам, наличием интегрированных систем оптимизации процессов оцифровки.

При сборе материала для будущей инструкции требуется учесть следующее:

• виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений. Возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;
• полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);
• порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.

Структура инструкции

Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документами, имеющейся СЭД и возложенных на нее функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:

1. Общие положения.

2. Термины и определения.  

3.  Нормативные ссылки.

4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД.

5.  Использование электронной подписи (ЭП).

6.  Правила работы с папками и документами.

7.  Классификация документов.

8.  Согласование входящих, исходящих и внутренних документов.

9.  Выдача поручений и контроль исполнения документов.

10. Замещение пользователей в СЭД.

Раздел «Общие положения»

В этом разделе следует описать, как используются электронные документы в данной организации и как ведется делопроизводство с помощью СЭД.

Для пользователей также должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД, а все сотрудники организации должны быть в курсе, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции.

Например:

Целью настоящей  Инструкции является регламентация основ применения в ОАО «Вымпел» (далее – Организация) документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота (СЭД).

Настоящая инструкция содержит общие принципы осуществления электронного документооборота, а также требования к оформлению и содержанию электронных документов, основные особенности порядка их обработки, исполнения и хранения.

Инструкция регламентирует осуществление электронного документооборота в отношении следующих документов:

• входящая корреспонденция;
• исходящая корреспонденция;
• организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания и т.д.);
• внутренняя переписка организации (служебные записки, докладные записки).

Настоящая инструкция действует во всех подразделениях Организации и доводится под роспись до всех сотрудников Организации, осуществляющих работу с электронными документами.

Раздел «Термины и определения»

В разделе «Термины и определения» необходимо перечислить все термины, их расшифровку и сокращения, которые будут использоваться в инструкции.

Например:

система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая  хранение и обращение электронных документов.

корпоративная СЭД – СЭД, использующаяся внутри одной организации.

Пользователь СЭД – сотрудник организации, использующий средства СЭД в соответствии с данной Инструкцией и инструкциями по работе с конкретными видами документов.

Администратор СЭД – сотрудник организации, обеспечивающий установку, настройку, резервное копирование и другие функции по администрированию СЭД для ее безотказной работы.

Электронный документ – любая текстовая, звуковая, графическая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она была создана. Каждый документ описывается с помощью карточки, аналогичной карточке документа в бумажном архиве.

Регистрационно–контрольная карточка (РКК) – карточка на отдельный бумажный документ, которая содержит всю первичную информацию о нем (корреспондент,  дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки) и о его состоянии (местонахождение, состояние исполнения).

Место регистрации – рабочее место (подразделение), где производится регистрация входящих и исходящих документов. Место регистрации документов может быть одним для нескольких подразделений. На каждом месте регистрации ведутся свои журналы регистрации входящих и исходящих документов.

Раздел «Нормативные ссылки»

В данном разделе нужно указать, на какие нормативно-правовые акты ссылаются положения создаваемой инструкции.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210375-instruktsiya-po-elektronnomu-dokumentooborotu-sostavlyaem-vmeste

Система межведомственного электронного документооборота органов власти

Взаимодействие реализуется в рамках:

• системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),
• единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Что такое МЭДО и для чего она нужна?

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)1  – федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.

Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и государственные организации.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:

• документы – метаданные (реквизиты) документов и их файлы,
• уведомления — информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.

Цель создания и использования МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

Принцип и технические решения МЭДО

Основной принцип МЭДО – интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями.

В основу реализации МЭДО легли следующие принципы:

• все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями, утвержденный ФСО России и Минкомсвязь России;
• каждый участник МЭДО использует программно-технический комплекс (шлюз), обеспечивающий обмен электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (реализующий временное хранение сообщений, выгрузку поступивших сообщений из транспортирной системы МЭДО и загрузку исходящих сообщений в транспортную систему МЭДО);
• каждый участник МЭДО использует программный комплекс сопряжения (адаптер) своей СЭД с МЭДО, обеспечивающий: 
• для поступающих по МЭДО сообщений – прием и преобразование из единого формата обмена во формат СЭД для дальнейшей обработки; 
• для исходящих по МЭДО сообщения – их формирование, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и подготовку к передаче по транспортной системе МЭДО.

Состояние дел и перспективы развития МЭДО

МЭДО эксплуатируется с 2009 года и развивается до сих пор. По состоянию на 18.06.2015  к МЭДО подключено 166 участников. Подключение органов власти и ведомств к МЭДО осуществляется в соответствии с планом-графиком сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО, который составляет и реализует ФСО России.

Переход к электронному документообороту между участниками МЭДО реализовывается поэтапно.

На начальном этапе использования МЭДО информационное взаимодействие между участниками заключалось в обмене электронными образами (сканами) документов (с дублированием на бумажном носителе и обменом бумажными документами по обычным каналам) и в обмене уведомлениями о регистрации или отказе в регистрации.

По мере отработки технологии обмена по МЭДО менялись требования к реализации информационного взаимодействия: был расширен состав уведомлений (к ним добавлены уведомления о принятии к исполнению, о подготовке доклада, о направлении доклада, об изменении в ходе исполнения, об опубликовании); развивался единый формат обмена, включая в себя новые реквизиты документов.

В настоящее время МЭДО переходит на качественно новый уровень развития – осуществляется переход на обмен по МЭДО документами в электронном виде2.

Разработаны и утверждены следующие документы:

• Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014  № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью;

Источник: https://www.eos.ru/eos_products/solution/gosudarstvennyy_sektor/medo/

Единая СЭД для всех органов исполнительной власти Астраханской области

Российский госсектор – один из основных потребителей ИТ, связанных с повышением эффективности работы. Пример Астраханской области, правительство и муниципальные образования которой внедрили ECM-систему от DIRECTUM, показывает, как можно достичь положительных результатов в части взаимодействия чиновников разных уровней между собой.

Повышение эффективности работы органов исполнительной власти – основная задача, реализуемая повсеместно в России в рамках программ информатизации госсектора.

В ее рамках в ряде субъектов РФ проведены или находятся в стадии реализации проекты по переводу работы чиновников на безбумажные технологии.

С 2008 года такие мероприятия начались в Астраханской области, где используется программное решение от отечественного разработчика ECM-продуктов DIRECTUM, внедряемое местными ИТ-компаниями – ГК “Пилот” и “Социальные гарантии”.

Основной целью, которая преследуется в данном проекте, является автоматизация рабочих процессов структурных подразделений всех органов государственной, исполнительной власти и местного самоуправления в регионе в условиях больших объемов документооборота и многоуровневой структуры самих ведомств.

ECM-система от DIRECTUM должна была начать использоваться в более чем 30 структурных подразделениях – министерствах, агентствах и службах – исполнительной власти в Астраханской области, которые обменивались между собой документацией в объемах до 150 тыс.

документов в год. Огромный оборот делопроизводства с преобладанием входящих документов (10 тыс.

на 1500 исходящих) требовал решения проблем контроля исполнительской дисциплины сотрудников (в том числе, и сокращения сроков согласования), предоставления инструментов для анализа документов, их дальнейшего хранения и организации доступа к имеющейся архивной информации.

В конечном итоге в рамках проекта по автоматизации этих процессов требовалось создать единую систему электронного документооборота для всех органов исполнительной власти Астраханской области.

Структурно исполнительная власть области представляет собой единую систему из 30 министерств, агентств и служб, а также администрацию губернатора.

Шаги к ЭДО

Проект был разделен на несколько этапов. Сначала в процессе внедрения системы электронного документооборота проводился анализ объемов документации, проходящей через администрацию губернатора.

Эта ступень завершилась разработкой проектного решения, позволяющего интегрировать информацию из структурных подразделений исполнительной власти области в единую систему и конвертирующего данные из применяемых в администрации губернатора ИТ-систем в СЭД DIRECTUM.

Рабочая версия этого решения потребовала разработки также и универсальных маршрутов движения документов согласно специфике проекта. Так, специалистами DIRECTUM были созданы модули “Распорядительные документы”, “Экспедиция”, а также дополнительные справочники “Проекты постановлений и распоряжений”, “Граждане” и “Адресная книга”, “Архив”.

Год спустя были доработаны модули “Контроль и исполнение” и “Обращения граждан”. В рамках проекта также требовалась адаптация существующих справочников согласно требованиям правительства и администрации губернатора Астраханской области.

Перед разработчиками и внедренцами стояли задачи создания не только системы полностью безбумажного документооборота в части писем, протоколов и обращений, но и унификация порядка работы делопроизводителей, ведение номенклатуры дел согласно нормам ГСДОУ и поддержка безопасности (разграничение прав доступа).

Внедрение затронуло перевод в СЭД следующих структурных подразделений:

• Приемных: губернатора Астраханской области, вице-губернатора – председателя правительства Астраханской области, заместителей председателя правительства Астраханской области;
• Приемных руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области структурных подразделений администрации губернатора Астраханской области; Управление документационного обеспечения администрации губернатора Астраханской области;
• Управление по работе с обращениями граждан администрации губернатора Астраханской области;
• Контрольно-правовое управление администрации губернатора Астраханской области.

Всего на данном этапе в СЭД было подключено более 150 пользователей, большая часть из которых прошли специальное обучение на стороне ИТ-интегратора. Кроме того в целях повышения качества кадрового потенциала в индивидуальном порядке было проведено обучение всех руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области.

Первый этап перевода чиновников на новую систему начался в сентябре 2008 года и завершился зимой 2008/2009 годов, когда в первые дни января 2009 года была произведена конвертация данных из старых ИТ-систем и перенос всего контента в СЭД DIRECTUM.

К началу промышленной эксплуатации продукта в системе было уже 100 учетных записей сотрудников – как руководителей, принимающих на рассмотрение электронную документацию, так и рядовых исполнителей, адресатов распоряжений и резолюций в безбумажном виде.

Второй этап

После того как первый этап был завершен и в системе был организован безбумажный документооборот между ведомствами Астраханской области, начался второй этап информатизации органов власти этого субъекта, связанный с внедрением СЭД DIRECTUM в муниципиальных образованиях региона.

Так, в 2012 году администрации Камызякского района, Наримановского района и его поселений, ЗАТО Знаменск, Енотаевского района, Володаровского район, Приволжского района, Красноярского района и Красноярского сельского совета получили возможность работы с безбумажными технологиями.

Внедрение СЭД DIRECTUM в этих муниципалитетах происходило с 2011 года посредством приобретения продукта у авторизированного партнера DIRECTUM ГК “Пилот”. АМО “Камызякский район” приобрела его со скидкой в рамках маркетинговой акции “Сплошные плюс”, сэкономив существенные деньги из своего бюджета на ИТ.

На сегодняшний день в Камызякской администрации настроена СЭД (помимо базовых модулей установлены бизнес-решения “Управление договорами” и “Классическое делопроизводство”), закончено обучение сотрудников и администратора системы, пройдена аттестация рядовых служащих администрации, руководителя аппарата и начальников отделов.

Подходит к завершению второй этап по развитию системы, в рамках которого внедрены дополнительные модули и возможности системы (Веб-доступ, Бизнес-решение “Обращение граждан и организаций”, Интернет-приемная). Проведено обновление системы до 4.

9 и проводятся тестирование служб взаимодействия DICS между системами АМО “Камызякский район” и администрацией губернатора.

В МО “Наримановский район” лицензии на СЭД были закуплены для администрации района и глав 13 администраций, входящих в муниципальное образование для дальнейшей автоматизации сельсоветов, а за счет сервера веб-доступа организовано взаимодействие с ними.

Особенностью этого проекта является применение компонента DICS – DIRECTUM Intersystem Cooperation Services, специализированных сервисов для организации обмена информацией между системами, изначально никак не связанными между собой.

Это могут быть СЭД от DIRECTUM, установленные в разных организациях, относящиеся к разным версиям, по-разному разработанные и кастомизированные.

В системах могут использоваться разные справочники, разные типы карточек документов и разные типовые маршруты.

При этом обеспечивается соблюдение регламентов движения документов, поддерживается защищенный электронный документооборот с применением ЭЦП.

В случае с МО “Наримановский район” это системы самого МО по отношению к СЭД в администрации Астраханской области и исполнительных органов государственной власти.

В итоге уже к концу 2012 года силами ГК “Пилот” и сотрудников администрации МО “Наримановский район” решение перевели в промышленную эксплуатацию -1 октября 2012, спустя 3 месяца после старта проекта в СЭД было зарегистрировано около 80 сотрудников, включая удаленных пользователей – глав сельсоветов муниципальных образований района.

Сам глава администрации – Нурлан Кандыков, подключен к СЭД через iPad и веб-браузер, что позволяет ему оперативно реагировать на срочные задачи.

В ходе внедрения с помощью базовых модулей системы, а также бизнес-решений “Классическое делопроизводство” и “Управление договорами” была автоматизирована работа главы администрации и его заместителей, делопроизводителей, руководителей подразделений, договорные процессы и начато формирование архива электронных документов.

Благодаря внедрению системы повысилась оперативность и надежность обмена информацией с территориально отдаленными подразделениями администрации. В 2013 г. к системе электронного документооборота по средствам веб-доступа будут подключены 16 учебных заведений района.

В рамках развития системы было внедрено бизнес-решение “Обращений граждан и организаций”, кроме того постоянно наращивается количество используемых лицензий и подключенных подведомственных учреждений.

В настоящее время в МО “Наримановский район” автоматизированы процессы работы с входящей, исходящей, организационно-распорядительной документацией, обращениями граждан. Проводится масштабирование системы и внедрение нового функционала.

В конце 2012 начале 2013 прошло внедрение СЭД в АМО “Енотаевский район”. Были приобретены лицензии, проведено исследование документопотоков и адаптация системы под их особенности, проведено обучение и опытная эксплуатация. Документооборот с нового года организован в электронном виде. Сотрудники по достоинству оценили преимущества использования бизнес-решения “Классическое делопроизводство”.

Настоящее время

По данным CNews, на начало 2013 года в СЭД DIRECTUM работают более 770 сотрудников из 30 органов исполнительной власти Астраханской области, 11 госучреждений и 13 муниципальных образований, что составляет более 50% от их общего количества всех специалистов. Таким образом общий уровень автоматизации позволил в 5 раз повысить исполняемость поручений за 4 года.

“Несмотря на ежегодное увеличение количества обрабатываемых документов в Администрации губернатора области мы наблюдаем снижение расходов бумаги с 6 т до 1,5 т”, – замечает Павел Смолко, начальник управления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области. По его словам, при подключении электронного документооборота также сократились расходы на традиционные почтовые отправления – сотрудники в регионе получают электронные документы, напрямую работая в СЭД.

На 2013 год администрация губернатора ставит для себя задачи по подключению к СЭД не менее 85% работников в исполнительных органах, предоставление заинтересованным территориальным органам федеральных органов государственной власти, сельским муниципальным образованиям, государственным учреждениям возможности подключения к СЭД, а также сокращение количества исходящих документов на бумажном носителе за счет подключения дополнительных пользователей СЭД, обеспечение обязательности отдельного рассмотрения по каждому факту несвоевременного исполнения входящей корреспонденции и интеграция районных систем электронного документооборота (по их готовности) с единой СЭД исполнительных органов.

Источник: CNews

Источник: https://www.directum.ru/document/4520304

Сэд в органах государственной власти

Система электронного документооборота (СЭД) – одна из наиболее современных «помощниц» человечества. Она является детищем автоматизированной системы обмена данными. Также эта система породила электронную коммерцию, которая по сей день не может существовать без систем обмена цифровыми данными.

Важнейшей составной частью СЭД является электронный документ. Он представляет собой набор цифровых кодов. С помощью такого закодированного документа физические и юридические лица могут обмениваться информацией в кратчайшие сроки. Благодаря простоте и рациональной организации пользоваться любым из видов СЭДО может любой человек.

Система электронного документооборота как один из важнейших составляющих процесса управления

Документооборот – это перемещение документов организации между ее составляющими элементами. Ранее документы хранились преимущественно в бумажном виде. Такой формат не позволял быстро и легко обработать имеющуюся информацию. Теперь процесс обработки данных включает в себя:

• создание;
• хранение;
• передачу;
• преобразование.

Таким образом, СЭД – это автоматизированная система накопления, обработки, передачи и хранения электронных данных, которые образуют электронные документы. Такие документы могут быть сохранены и трансформированы только на электронных носителях.

Процесс перевода документов с аналоговых носителей (бумаги) на цифровые – затратное и трудоемкое дело, но оно того стоит. Выбранная вами система сможет окупиться буквально за пару месяцев после ее внедрения.

Принципы СЭД:

1. Документ может быть зарегистрирован в одной системе только один раз. В такой ситуации можно избежать лишних дубликатов документов.
2. Обработка одного документа может быть осуществлена из нескольких точек доступа. То есть, в организации происходит оперативная работа со всей имеющейся информацией.
3. Все данные СЭД находятся в постоянном движении. Так можно в любой момент времени определить, кто именно и каким образом работал с тем или иным документом.
4. Система построена таким образом, что все ее структурные единицы согласованы между собой, поэтому нет повторяющихся элементов.
5. Поиск необходимых документов происходит в системе буквально за считанные секунды, обладая при этом минимальной информацией о искомом объекте.
6. СЭД, благодаря своей рациональной структуре, не только дает возможность ускорения процесса выполнения организационных функций, но и помогает управленцам в кратчайшие сроки принимать ответственные решения.

Систему электронного обмена данными используют не только юридические лица в качестве коммерческих и некоммерческих организаций, но и физические лица, например, индивидуальные предприниматели.

Внедрение инновационных систем управления

Существуют 4 основные функции менеджмента:

• планирование;
• организация;
• мотивация;
• контроль.

Должным образом воплощать в жизнь вышеперечисленные управленческие функции помогают современные автоматические системы управления (АСУ), в которые входит СЭД.

Однако любое нововведение не всегда бывает просто для освоения самой важной частью любой организации – персоналу.

Именно поэтому были выведены классификации проблем, связанных с внедрением автоматизированных систем документооборота, к которым можно отнести следующие моменты:

• Проблемы, связанные с профессиональными настроениями персонала. Учеными давно было подмечено, что современному поколению намного проще адаптироваться к переменам в современном мире, чем более старшим поколениям. Поэтому можно сказать, что если на вашем предприятии трудятся люди еще старой закалки, то перевести их с обычного документооборота на цифровой (электронный) будет значительно сложнее, чем «зеленых» специалистов.
• Некоторые управляющие намеренно не хотят переходить на более новый и удобный формат функционирования организации, так как в результате такого перехода наружу выплывут их теневые схемы работы. Действительно, работа СЭД обеспечивает некую прозрачность всех организационных процессов.
• Скачкообразный переход от бумаги к компьютеру. Имеется в виду не постепенная адаптация организации к новым условиям, а в некотором смысле насильственное принуждение персонала работать в новых и незнакомых условиях. Руководитель должен ясно понимать, что система электронного документооборота должна вводиться в работу организации только постепенно и во всех структурных подразделениях одновременно. Только с таким подходом можно достичь положительных результатов. Если же переход будет проводиться несогласованно, то система цифрового обмена документами просто не приживется.
• Множество объективных проблем внедрения систем электронного документооборота.

Тем не менее, большинство хозяйствующих субъектов, контролирующих и страховых структур давно стали использовать инструменты различных электронных систем обмена данными. Вот, например, некоторые виды СЭД используются органами ПФР.

Основная цель – создать наиболее комфортные условия для успешного сотрудничества подотчетных субъектов и органов Федерального пенсионного фонда России. Обмен электронными данными в таком случае осуществляется между страхователями и структурными подразделениями ПФ.

Если вы хотите стать участником такого сотрудничества, то вам необходимо:

• Составить заявление о подключении вас к СЭД. Документ оформляется в единственном экземпляре по установленной законодательными актами РФ форме.
• Подписать соглашение о сотрудничестве. Этот документ оформляется в нескольких экземплярах (по одному каждой из сторон соглашения).
• Ознакомиться и подписать дополнительные соглашения между сторонами.

Любой документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью и печатью. Что же делать с электронным документом? В случае с бумагами, находящимися в СЭД, имеет место электронная цифровая подпись.

Право на ее получение имеет не только непосредственный руководитель компании, но и любое другое уполномоченное лицо. Выдавать разрешения на такие подписи имеют право только специальные структуры – сертификационные центры.

На сегодняшний день именно этот деловой атрибут дает возможность защитить и удостоверить информацию, находящуюся в виде электронного документа.

Применение в госорганах

Что нужно знать об использовании Сэд в органах государственной власти? Внедрение систем электронного документооборота не обошло и эти инстанции. На данный момент вопрос развития электронного документооборота в государственных структурах РФ приобрел стратегическое значение.

Чиновники для качественного и полноценного выполнения своих прямых обязанностей перед государством обязаны постоянно собирать и обрабатывать необходимую информацию.

Учитывая масштабы государства, без СЭД делать это просто невозможно. Поэтому на ближайшие несколько лет правительство поставило задачу перевести работу всех государственных органов на электронный формат.

В данной ситуации существуют две проблемные стороны:

• Материальная. Для повсеместного внедрения систем цифрового документооборота необходимы колоссальные денежные средства.
• Правовая. Придать юридический статус документу может только цифровая подпись, однако необходимо укрепить пока еще шаткую правовую базу, связанную с электронным обменом данными.

Многие специалисты предполагают, что к 2020 году все государственные структуры будут полностью переведены на электронную систему документооборота. Такая реформа даст возможность оперативно выполнять все задачи, поставленные перед государственными служащими.

На рынке информационных технологий Российской Федерации появилось огромное количество компаний, которые оказывают услуги по подключению к различным СЭД. Более того, существуют различные тарифные планы на такой сервис.

То есть вы можете не только выбрать вид системы, который подходит именно вам, но и способ и форму его использования и оплаты.

В умелых руках система электронного документооборота станет надежным инструментом для развития не только отдельных хозяйствующих субъектов, коммерческих и некоммерческих организаций и государственных структур, но и всей страны в целом.

СЭД iTs-Office Для органов государственной власти

Лучшие практики внедрения Сэд в органах государственной власти Украины

Опыт внедрения СЭД в органах власти Башкортостана

Я.Ярополов «О новых требованиях к СЭД для обмена электронными документами в органах власти»

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota.html