Сотрудник не вернул подотчетные деньги и уволился. Как быть, если работник ушел в отпуск и не отчитался за подотчетные деньги

Как удержать из зарплаты сотрудника не возвращенные в срок подотчетные суммы – НалогОбзор.Инфо

Сотрудник не вернул подотчетные деньги и уволился. Как быть, если работник ушел в отпуск и не отчитался за подотчетные деньги

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.

3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п.

 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Отдельно скажем про ситуацию, когда сотрудник не смог вовремя отчитаться из-за болезни. Например, человек вернулся из командировки и на следующий день заболел.

В таком случае представить авансовый отчет сотрудник должен не позднее трех рабочих дней с даты фактического выхода на работу. Об этом сказано в пункте 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: когда сотрудник должен представить авансовый отчет, если срок возврата подотчетных сумм не установлен. Подотчетные суммы выданы для оплаты товаров (работ, услуг)?

Авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги.

По общему правилу сотрудник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан.

По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Какими документами оформить удержание

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета.

Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд.

Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

Максимальная сумма удержания

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

Бухучет

В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете сделайте запись:

Дебет 94 Кредит 71

– отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.

Удерживая деньги из дохода сотрудника, сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 94

– удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счета 70, 71, 94).

Пример отражения в бухучете удержания подотчетных сумм, не возвращенных в установленный срок

Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

Ситуация: как учесть при налогообложении не возвращенные в срок подотчетные суммы?

Поскольку при выдаче сотруднику денег под отчет организация не несет расходов, а при возврате подотчетных сумм не получает доходов, такие суммы при расчете налогов не учитываются.

Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК РФ), так и тех, кто платит единый налог при упрощенке или ЕНВД (п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Выданные под отчет суммы являются дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу.

Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не являются расходом, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности дохода у организации не возникает. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения. Такой вывод можно сделать из положений, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок

В марте менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на сумму 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованных подотчетных сумм – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты за апрель по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева, полученного в марте.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины, весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи.

В марте:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» не учел в составе расходов сумму непогашенной дебиторской задолженности по подотчету.

В апреле:

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за апрель;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» не учел в составе доходов несвоевременно возвращенную подотчетную сумму.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет упрощенку

ООО «Альфа» применяет упрощенку (объект «доходы за вычетом расходов»).

Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» не учел в составе:

  • расходов – сумму, выданную под отчет сотруднику;
  • доходов – сумму несвоевременно погашенной дебиторской задолженности.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет ЕНВД

ООО «Альфа» – плательщик ЕНВД. Менеджеру организации А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из месячной зарплаты сотрудника, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

Сумма выплаченной зарплаты, удержания и задолженность сотрудника по подотчетным суммам на расчет ЕНВД не влияют.

Ситуация: как определить дату, когда организация может списать в связи с истечением срока исковой давности подотчетные суммы, которые числятся за уволившимся сотрудником?

Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подотчетные суммы, воспользуйтесь следующей методикой.

1. Установите дату, с которой начинается срок исковой давности.

Отсчет срока исковой давности нужно вести со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть долг (ст. 191 ГК РФ). Например, если сотрудник должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности отсчитывайте с 6 октября.

Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения.

Погасить задолженность сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который ему были выданы деньги (при направлении сотрудника в командировку – не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения) (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п.

 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Следовательно, срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул и по которым не отчитался, начинайте отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

2. Отсчитайте три года с даты начала срока исковой давности.

По обязательству в виде невозвращенных подотчетных сумм срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Специального срока исковой давности для данного случая законодательство не устанавливает (п. 1 ст. 197 ГК РФ).

Поэтому срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только тремя годами позже (абз. 1 п. 1 ст. 192 ГК РФ). При этом учитывайте обстоятельства, которые могут послужить причиной для прерывания срока исковой давности.

После перерыва срок исковой давности начинает отсчитываться заново (ст. 203 ГК РФ).

Таким образом, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчетной сумме может быть признана безнадежной к взысканию и списана в бухучете (п. 14.3 ПБУ 10/99) и при расчете налога на прибыль (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-03-07/37, от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589).

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/zarplata_srednij_zarabotok/kak_uderzhat_iz_zarplaty_sotrudnika_ne_vozvrashhennye_v_srok_podotchetnye_summy/44-1-0-1107

Возврат подотчетных средств

Сотрудник не вернул подотчетные деньги и уволился. Как быть, если работник ушел в отпуск и не отчитался за подотчетные деньги

В жизни каждой организации или предприятия без расчетов наличными денежными средствами просто невозможно обойтись. Поэтому в практической деятельности бухгалтер постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. Остановимся на общих и конкретных вопросах, связанных с данной операцией.

Правовые основания для выдачи денежных средств в подотчет

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п.

11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

  • выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
  • лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Подотчетное лицо не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику;
  • выдача вновь наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Исходя из норм, изложенных в вышеприведенном документе, на каждом предприятии и организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

  • перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
  • срок, на который выдаются подотчетные суммы;
  • порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Внимание! В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму.

Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничения предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.

2007 N 1843-У) в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

Выдача кассиром денежных средств в подотчет осуществляется по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу (платежной ведомости) на основании предъявленных документов, удостоверяющих личность получателя.

Следует заметить, что, если выдача денежных средств из кассы не подтверждена распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе она не принимается.

Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира (п. 27 Порядка ведения кассовых операций).

Основание для списания с подотчетного лица выданных денежных сумм

Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств.

Если подотчетное лицо не отчиталось в срок

Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

  • даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. Если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в эти дни, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм;
  • в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты в соответствии с имеющимися данными (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации);
  • товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование (“хозяйственные товары”, “канцелярские товары”), количество и стоимость. Если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям (п. 166 Инструкции N 148н ). После того как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.

Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Утверждена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Если денежных средств было потрачено меньше, чем получено, остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Если остаток неизрасходованных денежных средств не вернули в кассу

Ситуация, когда работнику выдали в подотчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу, встречается на практике довольно часто, именно поэтому читателям будет небезынтересно узнать мнение Роструда, изложенное в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ, где был рассмотрен аналогичный случай.

Как уже было отмечено выше, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Если данные требования законодательства не выполнены, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету. Об этом говорит Роструд в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ.

Однако на практике не все так просто, как кажется на первый взгляд. Существует несколько моментов, на которые следует обратить внимание.

Во-первых, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженность не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Во-вторых, общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы.

В-третьих, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Внимание! Доказать, что работник не против удержания суммы из заработной платы, возможно только при наличии его письменного заявления об этом (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Таким образом, если вышеуказанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.

Отражаем в бюджетном учете операции по выдаче и возврату подотчетных сумм

В соответствии с п. 166 Инструкции N 148н авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами” и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств и расчетов (п. 167 Инструкции N 148н).

Выдача подотчетных сумм отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами” и кредиту счета 201 04 610 “Выбытия из кассы”.

Принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счетов 105 00 000 “Материальные запасы”, 106 00 000 “Вложения в нефинансовые активы”, 302 00 000 “Расчеты по принятым обязательствам”, 401 01 200 “Расходы учреждения”.

Возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 201 04 510 “Поступления в кассу” (п. 168 Инструкции N 148н).

С.Р.Гулиева

Эксперт журнала

“Оплата труда в бюджетном учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение”

Работник не отчитался по подотчетным суммам

Суть проблемы. Сотрудник получил денежную сумму под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей. Однако в установленный срок он авансовый отчет не представил и обратно полученные деньги не вернул.

Несмотря на это, подотчетную сумму не нужно включать в налогооблагаемый доход работника, пока он не отчитается либо пока долг его не будет прощен организацией.

В отношении такой задолженности действует обычный срок исковой давности — три года.

Организация сама определяет, в каком размере можно выдавать деньги под отчет сотрудникам и на какой срок. Это установлено п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок).

Другими словами, директор должен издать приказ, в котором указываются максимальный размер выдаваемых подотчетных сумм и срок, по истечении которого о трате нужно отчитаться.

Кроме того, необходимо утвердить перечень подотчетных лиц организации, кому будут выдаваться денежные средства.

Если у вас “упрощенка” с объектом “доходы”. Порядок ведения кассовых операций един для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения.

Однако независимо от того, на какой максимальный срок выдаются деньги — неделю, месяц и т.п., сотруднику нужно представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после окончания срока.

И бухгалтер не должен выдавать новые суммы лицам, которые не отчитались по предыдущему подотчету. Такие нормы прописаны в Порядке.

Отметим, что если срок, на который выдаются деньги под отчет, в организации не установлен, то подотчетные лица должны отчитаться через три рабочих дня.

Обратите внимание! Если срок, на который выдаются деньги под отчет, организация не установила, он признается нулевым. Значит, отчитываться работники должны через три рабочих дня после получения.

Пример 1. Определение срока представления авансового отчета

И.П. Васильев, работающий в ООО “Голубой залив”, получил денежные средства под отчет для покупки хозтоваров 3 октября 2011 г. Когда последний день представления отчета, если в организации принято выдавать денежные средства под отчет на семь календарных дней?

Отчитаться И.П. Васильев должен максимум через три рабочих дня после истечения срока, на который выданы деньги. Срок этот истекает в понедельник, 10 октября. Значит, представить авансовый отчет работник должен не позднее четверга, 13 октября 2011 г.

Если сотрудник в установленный срок отчет не представил, это является нарушением кассовой дисциплины. Все случаи, когда организацию или должностное лицо могут оштрафовать за нарушение ведения кассовых операций, перечислены в ст. 15.1 КоАП РФ. Однако непредставление авансового отчета там не указано. То есть получается, что нарушение есть, а ответственность за него не установлена.

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Поэтому штрафных санкций со стороны налоговой инспекции или банка организации при таком нарушении опасаться не стоит.

Контроль за расходованием денежной наличности и добросовестностью сотрудников — это внутренняя задача организации и ее руководства. Поэтому, если сотрудник не приобрел те ценности, на которые ему были выданы деньги, но в то же время их и не возвращает, организация может удерживать долг из заработка, а при отказе сотрудника на такое удержание — обратиться в суд.

Однако часто невозвращенные подотчетные суммы числятся не за рядовым сотрудником, а за директором, который как раз и должен следить за соблюдением кассовой дисциплины на фирме. Тогда бухгалтер оказывается в сложной ситуации: как быть с авансом, по которому не отчитался директор?

Прежде всего выясним, нужно ли включать сумму аванса, по которой сотрудник (в том числе директор) не отчитался, в его доход. Раньше налоговики высказывали мнение о том, что с таких подотчетных сумм нужно удерживать НДФЛ. Например

Источник: https://berkutgun.ru/vozvrat-podotchetnyh-sredstv/

Можно Выдать в Подотчет если Предыдущий не Вернули

Сотрудник не вернул подотчетные деньги и уволился. Как быть, если работник ушел в отпуск и не отчитался за подотчетные деньги

Указание на это имеется в п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07. 10. 2013 № 3073-У. Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется.

Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. В этом случае выдача большей суммы не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму Согласно п. 6. 3 Указаний ЦБ РФ от 11. 03. 2014 г. № 3210-У, до 19. 08. 2017 г.

нельзя было выдавать деньги под отчет, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах.

Но ЦБ внес изменения в подотчет.

Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

  • Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
  • Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
  • Представительские расходы.

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

  • заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
  • приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У. Приказ о выдаче денег в подотчет Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.

Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

  • ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
  • Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
  • Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств.

Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2017 году

В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.

  • Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25. 08. 2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
  • Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб.

Нарушения при выдаче денег подотчет, к которым придираются налоговики

Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно НК РФ, вправе не формировать кассовую книгу (п. . 1, 4. 6 Указания № 3210-У). Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп.

4. 6 п. 4 Указания № 3210-У). Теперь чиновниками снято ограничение о том, что записи в кассовую книгу может вносить только кассир.

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону+7 800 350-23-69 доб. 504 (консультация бесплатно)

С 19 августа 2017 года Центробанк разрешает заполнять кассовую книгу любому сотруднику, а не только кассиру.

Совет! Если кассовую книгу с 19 августа 2017 года будет весте не кассир, а другой работник, то соответствующие обязанности должны быть внесены в его должностную инструкцию.

Можно ли выдать деньги без заявления До 19 августа 2017 года для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник писал заявление.

Теперь организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа.

Выдаем подотчет когда сотрудник еще не отчитался за предыдущий…

Кому можно выдавать подотчетные деньги Выдать деньги подотчет из кассы организации можно только тем работникам, с которыми организация заключила трудовой договор, либо гражданско-правовой договор.

Таким образом выдать аванс на будущие расходы можно не только штатному сотруднику, но и своим подрядчикам. К примеру организация наняла работников по гражданско-правовому договору для выполнения определенного объема работ.

Источник: https://Russia-Ukraine.com/mozhno-vydat-v-podotchet-esli-predydushhij-ne-p07/

Если подотчетное лицо не отчиталось в срок – Бухгалтерия

Сотрудник не вернул подотчетные деньги и уволился. Как быть, если работник ушел в отпуск и не отчитался за подотчетные деньги

Правила выдачи, и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 (смотрите Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 года №18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» ) Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций (Приложение №!) предусмотрено следующее: Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели; Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Порядок ведения кассовых операций не устанавливает ограничений по поводу сумм, которые организация может выдать под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Размер и срок, на который они выдаются в подотчет, устанавливаются организацией самостоятельно, на основании приказа руководителя. Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, могут выдаваться только определенному кругу лиц, список которых утверждается руководителем. Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Срок, на который могут выдаваться суммы, на хозяйственные расходы законодательно не ограничен, однако, такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.

на любой срок утвержденный приказом

вообще остаток подотчета возвращается в кассу в день выдачи, но можно сделать приказ и прописать другие сроки возврата подотчета, например месяц, 2 месяца, год.. . как вам угодно (т. е на любой срок)

непомню в каком, но в нормативном акте консультанте я читала что до 90 дней календарных! вообще считаю: надо в рамках ЭТОГО приказом утвердить такой срок или другой-а потом по сроку просто делать запись о возврате и следующей по дате выдаче денежных средств-тогда не будет нарушена кассовая дисциплина, ну и суммы разумеется адекватные наберите в консультанте-плюсе горячую линию в вашем городе по телефону!

1. В течение 3-х дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться о тратах по действующему НПА. 2.

Если подотчетное лицо не отчитывается о тратах за выданных ему суммы в течение 1 месяца, налоговики пытаются классифицировать это как скрытый займ и насчитать материальную выгоду, но у них редко получается отстоять такую позицию. 3.

3 месяца это срок по истечении которого задолженность переводится в разряд просроченной. К подотчетным суммам тут никак не привязать вообще. 4. Под отчет можно выдавать суммы на любой срок, утвержденный в организации приказом, за исключением коммандировочных расходов см. п. 1.

а на любой дорогой ты наш Онатолий

Согласен с предшественницей. Но по закону, на практике сумма может не отдаваться сколько угодно. Как вы можете видеть из Порядка о штрафе там ничего не написано. -:)

Этот срок должен отражен в приказе » О подотчетных лицах, который издается в начале каждого года

Нормативная база уже не действует которой Вы руководствуетесь.

Источник:

Срок отчета по подотчетным суммам

На какой срок выдаются деньги подотчетному лицу, сколько времени отведено сотруднику на составление авансового отчета, что делать, если сотрудник не отчитывается и не возвращает подотчет обратно: обо всем об этом расскажем в статье.

Подотчет — это денежные средства, которые организация выдает своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в интересах компании. Порядок выдачи денег в подотчет регулируется пунктом 6.3 Уазания ЦБ РФ 3210-У от 11.03.14. Деньги под отчет выдаются либо по заявлению работника, либо по распоряжению руководителя компании.

В документе-основании должны быть прописаны:

  • ФИО и должность сотрудника;
  • цель выдачи;
  • сумма;
  • а также срок, на который подотчет выдается.

Деньги могут быть выданы наличными либо перечислены на банковскую карточку работника.

Сроки отчета по подотчетным суммам

По истечении срока, на который были получены денежные средства, сотрудник должен:

  • либо в течение трех дней представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет;
  • либо вернуть неизрасходованные суммы.

Если сотрудник в день истечения срока подотчета отсутствует на рабочем месте, он должен отчитаться после возвращения на работу также в течение трех дней.

https://www..com/watch?v=2j9Os6zoBF4

К авансовому отчету (его форма может быть разработана и утверждена компанией самостоятельно, а может быть использована унифицированная № АО-1, утвержденная Госкомстатом) необходимо приложить подтверждающие расходы документы.

До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2017 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам.

Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением.

19 августа 2017 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.

Подотчетное лицо не отчиталось в срок

Нередки ситуации, когда сотрудник не возвращает подотчетные суммы вовремя и не отчитывается.

В этой ситуации у компании есть один месяц после истечения даты возврата на удержание невозвращенного подотчетного аванса.

Для этого необходимо издать распоряжение руководителя об удержании подотчетных сумм из заработной платы, ознакомить с ним подотчетника и получить от него согласие на удержание в письменном виде.

Если работник не согласен с удержанием, то компании придется взыскивать денежные средства через суд. Срок исковой давности по подотчетным суммам составляет три года с момента невозврата (ст. 196 ГК РФ). Именно в течение этого времени у компании есть возможность невозвращенные деньги взыскать в судебном порядке.

Источник:

Работником не сдан авансовый отчет за командировку, оформление документов по возмещению ущерба предприятия

Публикуем очередной вопрос, который поступил к нам через форму обратной связи с одной из страниц нашего сайта. От: Василиса

Тема: Сотрудником не сдан авансовый отчет за командировку, оформление документов по возмещению ущерба предприятия работником.

Вопрос:

Работнику были выданы денежные средства на командировочные расходы, за которые он не отчитался и денежные средства не возвратил. Какие документы оформить для возмещения причиненного сотрудником ущерба предприятию?

Если сотрудник предприятия в установленные сроки не отчитался за командировочные или не вернул их, работодатель может удержать эти деньги из зарплаты работника.

Как правильно документально оформить возмещение ущерба работодателю, если работник не отчитался за авансовый отчет по командировочным расходам или не вернул денежные средства?

В соответствии с законом работодатель вправе удержать из заработной платы работника суммы для погашения задолженности по неизрасходованной части или несвоевременно возвращенного аванса, выданного в связи с командировкой.

Для возмещения причиненного ущерба предприятию командировочным сотрудником, необходимо провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.

Создаётся комиссия, в срок не позднее месяца со дня окончания срока сдачи авансового отчета, с участием специалистов предприятия и в том числе бухгалтера организации, решение которой оформляется приказом.

Собираются все документы, касающиеся данной служебной командировки: 1. приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку; 2. командировочное удостоверение; 3.

заявление на выдачу денег, в котором «командировочный» указал , что подотчетные денежные средства получаются на командировочные расходы. 4. расходный кассовой ордер, в котором указано целевое назначение выданных денежных средств; 5.

книга учета доходов и расходов; 6. журнал регистрации кассовых документов;

7. кассовая книга.

От сотрудника, в зафиксированные в приказе сроки, запрашивается письменное объяснение для выяснения причины не предоставления авансового отчета за командировку и не возврата ранее выданных денежных средств.

Если работник отказывается или уклоняется от письменного объяснения причин ущерба, то комиссией готовится акт с указанием всех обстоятельств.

Решение комиссии о возмещении ущерба по выявленным основаниям и размер удержания денежных средств оформляется приказом и утверждается руководителем предприятия.

Если работник не оспаривает основания и размер удержания и готов добровольно возместить ущерб полностью или частично, то оформляется письменное соглашение сторон с указанием конкретных сроков платежей.

В случае увольнения сотрудника или несогласия с решением комиссии по возмещению ущерба, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Представитель предприятия имеет право обратиться в суд о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба, а в случае наличия письменного соглашения сторон о сроках платежей, с момента обнаружения работодателем нарушения согласованных условий возмещения ущерба.

Рекомендация бухгалтера:

Напоминаем, что задать свой вопрос и получить консультацию бухгалтера Вы можете заполнив форму обратной связи.

https://www..com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Нарушение работником сроков предоставления авансового отчета, за командировочные расходы, влечет в обслуживании бухгалтерии работодателя дополнительные осложнения. Согласно требованиям бухгалтерского учета подтвержденные командировочные расходы предприятие сможет учесть в сдаваемой квартальной отчетности только в том налоговом периоде, в котором сдан авансовый отчет.

Условия использования:
Мы прикладываем все усилия для того, чтобы не допустить ошибок в содержании данных ответов.

Мы не гарантирует и не отвечает за последствия, которые могут произойти из-за ошибок, появившихся в содержании данной страницы сайта. Все сведения, приведенные в ответах, является актуальными на момент публикации.

Ни в коем случае мы не отвечает за убытки, вред или ущерб любого типа, нанесенные при использовании данной страницы сайта.

Бухгалтерское сопровождение ООО, ЗАО и ИП
Бухгалтерская компания

Источник: https://buchgalterman.ru/programmy/esli-podotchetnoe-litso-ne-otchitalos-v-srok.html

Мир закона
Добавить комментарий