В каких учреждениях создаются канцелярии. Канцелярия – это вспомогательный сегмент или важнейший отдел компании

Канцелярия – это вспомогательный сегмент или важнейший отдел компании? – Бизнес статьи

Абсолютно любая организация состоит из специализированных отделов, деятельность каждого из которых имеет различную направленность. Многие из них появились еще в прошлых веках и остались в обиходе до сих пор.

Виной этому необходимость осуществления определенной деятельности в организации и разделение труда между специалистами разных направлений.

К этому относится и работа с документацией, которой занимаются отделения канцелярии.

Что такое канцелярия?

В данный момент существует множество трактовок данного термина. Самые известные толковые словари говорят, что канцелярия — это отдел в учреждении или организации, который руководит делопроизводством.

В компаниях к числу сотрудников этого отдела можно отнести специалистов, работающих с архивами, в которых хранится документация, и составляющих бланки новых документов.

В некоторых случаях работники из данного отдела следят за наличием необходимых канцелярских принадлежностей, закупают в случае нехватки дополнительные предметы.

Несмотря на всеобщее заблуждение, канцелярия — это важнейший элемент любой организации, особенно, если она работает в государственных и военных целях.

Но и в данном случае в число основных обязанностей специалистов канцелярии входит создание, обработка, регистрирование и хранение документов, которые выполняются в строгой секретности.

[custom_ads_shortcode1]

Кто работает в данном отделе?

None В крупных организациях штат отдела может вырасти до 15-20 человек.

Можно сказать, что канцелярия — это единственный сегмент организации, который имеет непосредственную связь со всеми другими сегментами компании на всех этапах работы.

Абсолютно любая организация состоит из специализированных отделов, деятельность каждого из которых имеет различную направленность. Многие из них появились еще в прошлых веках и остались в обиходе до сих пор.

Виной этому необходимость осуществления определенной деятельности в организации и разделение труда между специалистами разных направлений.

К этому относится и работа с документацией, которой занимаются отделения канцелярии.

[custom_ads_shortcode2]

На Тему: «Организация службы делопроизводства»

Подготовил:

Слушатель 676 группы

Усанников А.Д.

Белгород – 2008

Общие требования

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря ор­ганизации).

Эффективность труда сотрудников службы делопро­изводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная полити­ка закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютер­ными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых во­просов деятельности самой службы, т.е.

установления в соответ­ствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственно­сти в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами.

Кроме того, этот ас­пект предполагает соблюдение самой службой требований дей­ствующего законодательства, государственной нормативной ба­зы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для раз­деления труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выде­ленные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

• выбор оптимальной организационной формы работы с до­кументами;

• разработка внутренней организационной структуры служ­бы делопроизводства;

• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудни­ков службы с целью определения их статуса и разграниче­ния функций;

• выбор оптимальной технологии работы с документами,ее регламентация;

• рациональная организация рабочих мест и условий труда;

• повышение квалификации сотрудников службы.

Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с до­кументами в любом управленческом аппарате — централизован­ную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (кан­целярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря уч­реждения).

В этом подразделении (или этим сотрудником) вы­полняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регист­рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка доку­ментов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопро­изводства, так как позволяет снизить затраты на обработку доку­ментов, улучшить организацию труда работников службы дело­ производства за счет специализации и взаимозаменяемости от­дельных работников, эффективно использовать оргтехнику, дос­тичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждени­ях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы.

Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для рабо­ты с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование дея­тельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами — са­мая распространенная.

При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в цен­тральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол­няются операции по созданию (печати) документов, их система­тизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологиче­ская операция (например, регистрация документов или кон­троль за их исполнением) проводится для одних массивов доку­ментов централизованно (в канцелярии), а для других — децен­трализованно (в структурных подразделениях). Разделение мас­сивов документов в случае использования традиционных (руч­ных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистри­руется в канцелярии, если руководству структурного подразде­ления, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных под­разделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, нали­чие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств ком­пьютеров позволяют организовать прием и регистрацию посту­пающих документов, контроль за их исполнением, информаци­онно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические доку­менты не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы де­лопроизводства и руководства учреждения.

Решение этого вопро­са связано с первоначальной организацией службы делопроизвод­ства.

В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень центра­лизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами за­крепляется в инструкции по делопроизводству.

Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделе­ниями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оп­тимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодей­ствие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в за­висимости от принадлежности организаций и учреждений к оп­ределенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в цен­тральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют сле­дующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распоряди­тельных документов органов власти, приказов министра;

• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации до­кументов, машинописное бюро (компьютерный центр обра­ботки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационали­зации работы с документами, центральный архив.

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления де­лами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организа­циях, высших учебных заведениях.

В составе канцелярии обыч­но создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Источник: https://mirznanii.com/a/271708/organizatsiya-sluzhby-deloproizvodstva

Чем занимается канцелярия

Указанные структурные единицы, хотя и упоминаются в законодательстве, не имеют чётких правовых определений.

Поэтому говоря об их различиях и соотношении, можно указать лишь на устоявшуюся практику, а не на законодательные нормы.

Исторически сложилось, что служба – это самое крупное подразделение, которых на предприятии меньше всего. Оно отвечает за приоритетное направление работы, координируя деятельность отделов и секторов.

Реклама

На втором месте находится отдел, который принимает более узкую сферу деятельности. В его состав, как правило, входит не менее трёх человек, в том числе руководитель.

Должность начальника отдела даёт возможность управлять только своими подчинёнными, но не оставляет широкого пространства для манёвра. На третьем месте – сектор, самая маленькая единица, занимающаяся исключительно прикладной работой.

Их на предприятии может и не быть, если его структура относительно невелика.

И всё же, стоит оговориться, что конкретные наименования структурных единиц зависят скорее от традиций, нежели от численности и особенностей работы. Убедиться в этом можно, ознакомившись с иерархией важнейших государственных органов России.

4. Функции

Канцелярия выполняет следующие функции:

4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.

4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.

4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.

4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.

4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.

4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.

4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.

4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.

4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).

4.17. .

5. Права

5.1. Канцелярия имеет право:

— давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;

— требовать и получать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.

— требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;

— возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;

— вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;

— давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;

— .

5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

5.3. .

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.

7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:

— организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;

— организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

— сохранность принятых в работу документов;

— соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;

— обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;

— подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;

— соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;

— .

7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.

7.4. .

Руководитель структурного подразделения

Согласовано:

Начальник юридического отдела

Профессия: делопроизводитель

Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто»

Как давно вы работаете делопроизводителем?

О работе делопроизводителя я думала уже давно, так как меня манили документы. С делопроизводством познакомилась в 2016 году, работая в школе в отделе кадров. Когда я освоила азы, меня перевели на должность специалиста отдела кадров.

Чтобы развиваться дальше, я перешла в логистическую компанию на должность офис-менеджера, где узнала много нового и столкнулась с совершенно другими интересными задачами.

Какое образование должен иметь делопроизводитель?

По своему опыту могу сказать, что делопроизводитель может не иметь образования по специальности, достаточно пройти курсы делопроизводства или же самостоятельно изучить профессиональную литературу и выделить для себя основные моменты.

С каждым годом документооборот увеличивается, и теперь во многих вузах есть специальные факультеты, на которых обучаются будущие специалисты по документообороту и архивному делу.

В чём суть работы делопроизводителя?

Работа делопроизводителя – это, конечно же, режим многозадачности, и ряд обязанностей одинаков в различных компаниях. Но специфика и отрасль места работы во многом определяет, с чем именно будет иметь дело специалист.

Я работаю в логистической компании, и помимо основных обязанностей делопроизводителя (ведение локального документооборота компании, регистрация и обработка корреспонденции, ведение телефонных переговоров, ведение архива документов), работаю с различными базами (автоперевозки, счета клиентов, база клиентов и другое), сканирую документы и заношу их в базы, контролирую работу курьера.

Кроме того, я отвечаю за жизнеобеспечение офиса – заказываю канцелярию, воду и так далее. Не обходится и без поручений генерального директора и руководителей отделов.

В чём отличие делопроизводителя от секретаря?

В каждой компании должность делопроизводителя может включать в себя обязанности секретаря или офис-менеджера (различные поручения, жизнеобеспечение офиса и многое другое). По моему мнению, делопроизводство – это достаточно узкое направление, основанное исключительно на документообороте компании.

Судя по рынку вакансий в сфере делопроизводства, каждый работодатель по-своему трактует эту должность.

Какими навыками должен обладать делопроизводитель?

Минимальные требования:

• Умение работать с оргтехникой
• Знание стандартного пакета Microsoft Office
• Приём и распределение телефонных звонков

Максимальные требования:

• Знание делового этикета
• Приём и встреча гостей компании
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
• Составление приказов и различных документов
• Знание деловой переписки
• Знание иностранного языка

Этот список можно продолжать до бесконечности. Кроме профессиональных навыков также важны личностные качества, а именно:

• Умение работать в режиме многозадачности
• Стрессоустойчивость (объём работы и количество звонков может «вогнать» в зону дискомфорта)
• Ответственность, пунктуальность, внимательность, открытость и доброжелательность, потому что зачастую делопроизводитель является лицом компании.

На какую зарплату стоит рассчитывать делопроизводителю?

В зависимости от региона, статуса компании и её оборотов, заработная плата делопроизводителя колеблется от 15 до 50 тысяч рублей – в среднем, 25-35 тысяч рублей.

Что является самым сложным в работе делопроизводителя?

Каждая работа может вызывать трудности. Как активному человеку, мне трудным моментом в делопроизводстве кажется периодическая монотонность бумажной работы.

И я бы выделила еще один нюанс, на который стоит обратить внимание при выборе сферы делопроизводства. Речь об умении сосредоточиться на мелочах, быть крайне ответственным и внимательным, не забывая при этом о многозадачности.

Если какое-то из этих качеств «страдает», то могут возникнуть сложности при выполнении поставленных задач.

Расскажите о плюсах профессии

Я люблю свою работу за обилие интересных задач, за возможность получить ещё больше профессиональных навыков. Я воспитываю в себе усидчивость, ещё большую внимательность, требовательность не только к себе, но и к своим коллегам.

Какие карьерные перспективы ждут делопроизводителя?

Амбициозный, отлично выполняющий свою работу делопроизводитель может добиться и карьерного роста в том числе. В зависимости от того, в какой сфере «варится» компания, можно продолжить свою карьеру как в качестве линейного сотрудника, так и в руководящей должности: помощник генерального директора, заместитель руководителя или даже руководитель.

Если вы заинтересовались работой делопроизводителя и хотите попробовать себя в новой сфере, то берите на заметку рекомендации от Rjob.

Источник: https://velereya.ru/chem-zanimaetsya-kantselyariya/

Положение о канцелярии – Советы юриста – АНГАРД.РФ

_____________________________________________________________
(наименование работодателя)

_______________________________
(гриф утверждения)

_______________________________ (отметка об учете мнения представительного

органа работников)

ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ

_________ № _____

1.1. Наименование подразделения – Канцелярия

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации).

1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения

1.2.1. Канцелярия создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).

1.3. Руководство и подчиненность подразделения

1.3.1. Канцелярию возглавляет заведующий, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).

1.3.2. Канцелярия подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).

1.4. Состав подразделения

1.4.1. Состав канцелярии определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).

1.4.2. Штат канцелярии состоит из __ (количество) работников.

1.4.3. Работники канцелярии принимаются на работу и переводятся на должности отдела приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению заведующего канцелярией.

1.5. Нормативная база деятельности подразделения.

1.5.1. Свою деятельность канцелярия осуществляет на основе:

• Устава предприятия (учреждения, организации);
• настоящего Положения;
• трудового законодательства.

2.1. Задачи канцелярии

2.1.1. Осуществление делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.1.2 . Анализ работы по делопроизводству.

2.1.3. Повышение эффективности работы предприятия (учреждения, организации) по делопроизводству.

2.2. Функции канцелярии

2.2.1. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.2.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.2.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.2.4. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.2.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.

2.2.6. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

2.2.7. Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота предприятия (учреждения, организации).

2.2.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

2.2.9. Обеспечение установленного режима доступа к документации.

2.2.10. Внедрение новых методов и средств работы с документами.

Канцелярия по вопросам своей компетенции имеет право:

3.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям и работникам структурных подразделений.

3.2. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы.

3.3. Давать разъяснения, указания, рекомендации.

3.4. Проводить совещания, либо участвовать на общих собраниях.

3.5. Выступать с инициативой принятия, изменения либо отмены локального нормативного акта.

3.6. Взаимодействовать с другими структурными подразделения предприятия (учреждения, организации).

Канцелярия обязана:

3.1. Соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.

3.2. Своевременно выполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия (учреждения, организации).

3.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, выполнять установленные нормы труда.

3.4. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.

3.5. Предоставлять информацию, необходимую работнику в связи с осуществлением им своей трудовой деятельности. Предоставлять информацию, необходимую руководителю предприятия (учреждения, организации), руководителям других структурных подразделений по вопросам своей деятельности.

3.6. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с предписаниями настоящего Положения.

4. Ответственность

4.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией своих задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, несет заведующий канцелярией в соответствии с трудовым законодательством.

4.2. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями, трудовыми договорами и трудовым законодательством.

Подписи, визы согласования

Вам также может понравиться

Источник: https://xn--80aaif6bu.xn--p1ai/obrazcy-dokumentov/dokumenty-dlya-rabotodatelya/polozhenie-o-kantselyarii/

В каких учреждениях создаются канцелярии. канцелярия – это вспомогательный сегмент или важнейший отдел компании

Скачать должностную инструкцию
заведующего канцелярией (.doc, 92КБ)

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.
3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.
4. Заведующий канцелярией должен знать:
   1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.
   2. 4.2.

      Единую государственную систему делопроизводства.

   3. 4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
   4. 4.4. Структуру организации.
   5. 4.5. Организацию делопроизводства в организации.
   6. 4.6. Схемы документооборота.
   7. 4.7.

      Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

   8. 4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
   9. 4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.
   10. 4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
   11. 4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

   12. 4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
   13. 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
   14. 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
   1. 5.1. Положением о канцелярии организации.
   2. 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.
   3. 5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
7. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.

   ) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.
2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3. Осуществляет контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.
3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
8. Взаимодействовать:
   1. 8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.
   2. 8.2. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
   3. 8.3. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.
   4. 8.4. С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

1 ботальон 2-ого оперативного полка полиции Главного управле… – Москва 23000 руб.

Обязанности:~ Делопроизводство. Требования: Знание ПК. Пунктуальность и ответственность. Условия: График 5.2 Оплачивается проезд на общественном транспорте города Москвы. Стабильная заработная плата.

13 дней назад

Российский капитал, АКБ – метро Перово, Москва

Обязанности: Регистрация входящей/исходящей корреспонденции; Ведение дел; Контроль документооборота; Подготовка почтовых отправлений. Требования: Высшее или среднее специальное образование; Желателен опыт работы в отделе документооборота…

7 дней назад

Русфинанс Банк – Москва 37000 руб.

Должностные обязанности: работа по приему и обработке корреспонденции через Почту России и курьерские службы отправка и забор корреспонденции через почтовые отделения, работа с представителями Почты России прием, регистрация, выдача сотрудникам входящей корреспонденции…

5 дней назад

Судебный участок №347 Савеловского района г.Москвы – Москва 12000 руб.

Обязанности:~ Прием и регистрация входящей, исходящей корреспонденции, ведение делопроизводства суда. Требования:~ Образование не ниже среднего профессионального юридического, внимательность, желание работать в суде. Условия: График работы…

3 часа назад

Москва

Обязанности: Документационное обеспечение деятельности приемной Генерального директора Общества. Своевременное распечатывание и предоставление документов из АСУД Генерального директора Общества для рассмотрения и согласования. Выдача типовых резолюций от Генерального…

14 дней назад

Государственная инспекция труда в городе Москве – метро Домодедовская, Москва 15000 руб.

Обязанности: Работа с большим объемом информации. Обработка данных на компьютере. Требования: Образование среднее специальное, высшее. Знание компьютера на уровне уверенного пользователя и иной оргтехники, собранность, аккуратность…

27 дней назад

Судебный участок №429 района Черемушки города Москвы – метро Профсоюзная, Москва 12000 – 25000 руб.

Обязанности: прием, регистрация и отправка корреспонденции; ведение делопроизводства на судебном участке; ведение архива судебного участка; составление статистической отчетности; оформление исполнительных листов; учет движения, исполнения и хранения…

Месяц назад

Интер РАО – Управление электрогенерацией – Москва

Обязанности: Ведение централизованного делопроизводства Общества и Управляемых обществ. Ведение конфиденциального делопроизводства Общества и Управляемых обществ. Осуществление контроля исполнения документов Общества и входящих контрольных документов. …

5 дней назад

Научно-исследовательский институт точных приборов – Москва 30000 – 40000 руб.

Должностные обязанности:Работа в системе электронного документооборота (СЭД). Регистрация, ведение учета корреспонденции. Ведение учета прохождения документов, контроль за их исполнением. Работа с секретными документами. Работа с текущим архивом. Работа временная вместо…

5 дней назад

Каскад – Москва 48000 – 57000 руб.

…Обязанности: Доставка промышленных товаров народного потребления/канцелярии. В день 6-7 доставок(максимальный общий вес до 7 кг) Работа по Москве в пределах МКАДа. Требования: Ответственность/Исполнительность Коммуникабельность/Находчивость/Внимательность…

4 дня назад

ФКУ СИЗО-3 УФСИН России по г.Москве – Москва 25000 руб.

Прошедшие службу в Вооруженных силах, годные по состоянию здоровья по статье “А”Военная служба по контракту Начальникканцелярии Дисциплинированность ОтветственностьПрошедшие службу в Вооруженных силах, годные по состоянию здоровья по статье “А”

7 дней назад

Транспортная компания – Москва 23742 – 27290 руб.

Должностные обязанности:Своевременная обработка корреспонденции, ее доставку по назначению, работа по регистрации, учету, хранению, разработка номенклатуры дел, хранение дел и оперативное использования документной информации, формирование дел, подготовка дел для сдачи…

1.1. Канцелярия является структурным подразделением отдела по общим вопросам.1.2.Канцелярия создается, реорганизуется и ликвидируется приказом ректора университета.1.3.

Канцелярия подчиняется непосредственно начальнику отдела по общим вопросам, а в его отсутствие лицу, исполняющему его обязанности.

1.4.

Штатную численность канцелярии утверждает ректор университета по представлению начальника отдела по общим вопросам.

1.5. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

Источник: https://www.yuriste.ru/in-which-institutions-are-created-offices-the-office-is-an-auxiliary-segment-or-the-most-important-department-of-the-company/